Aktualisiert am 30. September 2020 von Ömer Bekar

Text zu Personalauswahlinstrumente

Arbeitgeber setzen bei der Suche nach einem neuen Mitarbeiter verschiedene Personalauswahlinstrumente ein.

Auf eine freie Stelle bewerben sich meist viele Kandidaten. Doch nicht alle von ihnen sind gleichermaßen gut geeignet. Deshalb muss die Personalabteilung zunächst die Bewerber herausfiltern, die in die nähere Auswahl kommen. Anschließend muss sie entscheiden, welcher der verbliebenen Bewerber die Zusage erhält und eingestellt wird. Für diesen Prozess kann die Personalabteilung auf unterschiedliche Personalauswahlinstrumente zurückgreifen. Welche das sind, erklären wir in diesem Artikel.

Ein Auto kann so schön und bequem sein, wie es will. Wenn der Motor nicht rund läuft, nutzt auch die chice Innenausstattung wenig. Um das Auto richtig nutzen können, müssen der Antrieb und alle anderen Komponenten gut funktionieren.

Bei einem Unternehmen ist es ähnlich. Ohne qualifizierte und motivierte Mitarbeiter, die anpacken und die Ideen umsetzen, kann das Unternehmen nicht erfolgreich sein.

Genau an dieser Stelle kommt die Personalauswahl ins Spiel. Ihre Aufgabe ist, die Bewerber auszuwählen, die die freien Stellen gut ausfüllen und das Team optimal ergänzen. Und um das zu erreichen, stehen verschiedene Personalauswahlinstrumente zur Verfügung.

Personalauswahl – was ist das genau?

Der Begriff Personalauswahl steht für die Auswahl eines neuen Mitarbeiters als Besetzung für eine frei gewordene oder neu geschaffene Stelle.

Dabei muss der Arbeitgeber zunächst einmal festlegen, welche Qualifikationen und Eigenschaften ein Bewerber haben sollte, damit er die offene Stelle optimal ausfüllen kann. Danach startet das eigentliche Auswahlverfahren. Es zielt darauf ab, den Kandidaten zu finden, der die gewünschten Anforderungen in möglichst großem Umfang erfüllt.

So einfach wie das Ganze klingt, ist es in der Praxis aber nicht. Denn fachliche und persönliche Kompetenzen zu ermitteln und neutral zu beurteilen, kann eine echte Herausforderung sein.

Sind die angegebenen Fähigkeiten wirklich vorhanden oder verkauft sich der Bewerber nur gut? Passt der Kandidat ins Team oder macht er lediglich einen sympathischen Eindruck? Wie gut eignet sich der Bewerber insgesamt für die Stelle?

Um solche Fragen zu beantworten, können verschiedene Personalauswahlinstrumente zum Einsatz kommen. Dabei können die einzelnen Instrumente für sich stehen, aber auch miteinander kombiniert werden oder aufeinander aufbauen.

Ein Anforderungsprofil als Grundlage

Infos zu Personalauswahlinstrumente

Erst wenn die Anforderungen definiert sind, kann das Unternehmen geeignete Personalauswahlinstrumente bestimmen.

Bevor das Unternehmen mit der eigentlichen Suche beginnen kann, muss es wissen, wonach es überhaupt sucht. Der erste Schritt besteht deshalb darin, ein Anforderungsprofil zu erstellen.

Die Basis für so ein Anforderungsprofil bildet die Stelle an sich. Denn je nach Job und Aufgabenbereich können ganz unterschiedliche Fähigkeiten gefragt sein. In Absprache mit der jeweiligen Fachabteilung kann die Personalabteilung definieren, welche fachlichen und persönlichen Kompetenzen der neue Mitarbeiter in seinem künftigen Arbeitsumfeld braucht.

Besucher lasen auch👉  Personalauswahlverfahren: Worauf kommt es wirklich an?

Anschließend kann die Personalabteilung die gewünschten Kenntnisse, Fähigkeiten und Eigenschaften in einem Profil zusammenfassen. In diesem Zuge kann sie dann auch festlegen, welche Kriterien unbedingt erfüllt sein müssen und welche Anforderungen zwar wünschenswert, aber keine zwingend notwendigen Vorraussetzungen für eine Einstellung sind.

Wenn anschließend die Suche nach Personal beginnt, dient das Anforderungsprofil als Grundlage. Die Personaler können für das weitere Verfahren die Personalauswahlinstrumente einsetzen, die es ihnen ermöglichen, Bewerber gezielt auf die festgelegten Anforderungen zu testen.

Kriterien bei der Personalauswahl

Damit ein Personaler objektiv beurteilen kann, ob und in welchem Umfang ein Bewerber die gewünschten Voraussetzungen mitbringt, braucht er klare Auswahlkriterien. Diese Kriterien kann er mit den Merkmalen des jeweiligen Bewerbers abgleichen. Und je größer die Übereinstimmung ist, desto besser passen Job und Bewerber zusammen.

Die Auswahlkriterien ergeben sich aus dem Anforderungs- und Stellenprofil. In der Praxis werden an diesem Punkt meist drei wesentliche Dimensionen berücksichtigt:

  • Qualifikationen: Die Kriterien in diesem Bereich richten sich nach der Stelle. Welche Kenntnisse und Fähigkeiten braucht der Bewerber, damit er einen guten Job machen kann?
  • Persönlichkeit: Das Fachwissen alleine macht einen Bewerber noch nicht zum idealen Kandidaten. Auch er als Person spielt eine große Rolle. Die Motivation, die Interessen, die beruflichen Ziele und die Wertvorstellungen müssen passen. Denn nur wenn ein Mitarbeiter mit seinem Job zufrieden ist und sich am Arbeitsplatz wohlfühlt, ist er bereit, volle Leistung zu bringen.
  • Potenzial: Wenn ein Unternehmen einen Mitarbeiter einstellt, hat es eine möglichst lange Zusammenarbeit im Blick. Deshalb ist auch die künftige Entwicklung ein Auswahlkriterium. Ist der Bewerber lernwillig und offen für Neues? Hat er das Interesse und das Potenzial, um sich beruflich wie persönlich weiterzuentwickeln?

Wenn die Vorbereitungen abgeschlossen sind, kann die eigentliche Personalsuche und -auswahl starten.

Die möglichen Personalauswahlinstrumente

Ist die Stellenanzeige veröffentlicht, wird es nicht lange dauern, bis etliche Bewerbungen auf dem Schreibtisch liegen. Die Aufgabe der Personalabteilung ist nun, nach und nach auszusortieren, bis am Ende der richtige Kandidat für die offene Stelle gefunden ist.

Für diesen Vorgang steht eine Reihe von Personalauswahlinstrumenten zur Verfügung. Einige dieser Instrumente nehmen vor allem die fachlichen Kompetenzen ins Visier, andere prüfen die sogenannten Soft Skills oder persönliche Eigenschaften. Welches Werkzeug wann zum Einsatz kommt, entscheidet das Unternehmen.

Analyse der Bewerbungsunterlagen

Der erste Schritt bei der Personalauswahl ist so gut wie immer die Analyse der Bewerbungen. Grundsätzlich sollten die Unterlagen aufzeigen, warum sich der Kandidat gerade für diese Stelle bewirbt, welche Qualifikationen er vorweisen kann und welche Qualitäten ihn zum geeigneten Mitarbeiter machen.

Besucher lasen auch👉  Personalauswahlkriterien: Auf diese Merkmale kommt es an

Sichtet der Personaler die Unterlagen, achtet er auf verschiedene Punkte:

  • Formales: Sind die Unterlagen vollständig? Sind Anschreiben und Lebenslauf optisch ansprechend gestaltet, aussagekräftig und fehlerfrei? Welchen Eindruck vermittelt die Mappe insgesamt?
  • Ausbildung und Berufserfahrung: Was hat der Bewerber gelernt? Was hat er bisher gemacht? In welchen Bereichen bringt er praktische Erfahrung mit?
  • Kenntnisse: Wie sieht mit Fachwissen aus? Welche Kenntnisse bringt der Bewerber zum Beispiel im Bereich EDV oder Fremdsprachen mit? Welche Interessen und Hobbys hat er, die ihm auch im Beruf nützlich sein können?
  • Zeugnisse: Wie beurteilen frühere Arbeitgeber die Leistungen des Bewerbers?

Die Bewerbungsunterlagen lassen noch keine Rückschlüsse darauf zu, wie gut ein Bewerber tatsächlich zur Stelle und ins Team passt. Aber sie ermöglichen eine erste Vorauswahl. Dabei geht es in erster Linie darum, die Kandidaten auszusieben, die für den Job definitiv nicht in Frage kommen. Andersherum gilt es die Bewerber, die noch im Rennen sind, nun näher kennenzulernen.

Telefon- oder Videointerview

Sind nach der Durchsicht der Bewerbungsmappen noch recht viele Kandidaten übrig, macht eine zweite Auswahlrunde am Telefon Sinn. Ein Telefoninterview ist im Prinzip ein Mini-Bewerbungsgespräch. Der Personaler hat dabei die Möglichkeit, seinen ersten Eindruck zu überprüfen und die wesentlichen Daten und Fakten noch einmal abzuklären. Am Telefon bleibt es aber bei wenigen Fragen. Länger als zehn bis 20 Minuten sollte das Telefonat nicht dauern.

Die Alternative zum Telefoninterview ist ein Videointerview. Sein Vorteil liegt darin, dass sich der Personaler und der Bewerber sehen. Das Gespräch bekommt dadurch eine persönlichere Note.

Ein recht neues Werkzeug in der Personalauswahl, das sich aber immer größerer Beliebtheit erfreut, ist das zeitversetzte Videointerview. Dafür schickt das Unternehmen dem Bewerber eine Videobotschaft mit mehreren Fragen. Der Bewerber nimmt daraufhin seine Antworten auf und schickt dem Unternehmen seine Aufnahme zurück.

Ein kurzes Telefon- oder Videointerview hat natürlich nicht die gleiche Aussagekraft wie ein echtes Vorstellungsgespräch. Trotzdem kann sich der Personaler ein besseres Bild von den Bewerbern machen. Und die Bewerber, die am meisten überzeugen konnten, nehmen am weiteren Auswahlverfahren teil.

Vorstellungsgespräch

Ein klassisches und zugleich mit das wichtigste Werkzeug in der Liste der Personalauswahlinstrumente ist das Vorstellungsgespräch. Hier kann der Personaler mit den richtigen Fragen herausfinden, welche Kenntnisse der Bewerber mitbringt, was ihn als Persönlichkeit ausmacht und wie gut er wirklich zum Unternehmen und zur Stelle passt.

Doch das Vorstellungsgespräch dient nicht nur dazu, den Bewerber persönlich kennenzulernen. Vielmehr hat auch das Unternehmen die Chance, sich vorzustellen und als Arbeitgeber zu präsentieren. Außerdem kann der Bewerber seine Fragen loswerden und so für sich abklären, ob der Job überhaupt das Richtige für ihn ist und er langfristig für diesen Arbeitgeber tätig werden will.

Besucher lasen auch👉  Einstellungstest Bäcker/-in

Mit Blick auf eine erfolgreiche Personalauswahl ist wichtig, dass ein Vorstellungsgespräch gut vorbereitet ist und strukturiert abläuft. Denn am Ende sollte der Personaler die Gespräche objektiv auswerten und die Wunsch-Kandidaten miteinander vergleichen können. Andernfalls besteht die Gefahr, dass die Entscheidung zu sehr von persönlicher Sympathie beeinflusst wird.

Testverfahren

Immer mehr Unternehmen setzen Tests ein, die in das Auswahlverfahren vor Ort eingebettet sind oder vor einem Bewerbungsgespräch stattfinden. Als Instrumente der Personalauswahl kann es sich bei den Tests um Einstellungstests, Persönlichkeitstests oder eine Mischung aus beidem handeln.

Einstellungs- oder Eignungstests überprüfen das Wissen, die Intelligenz und die Leistungsfähigkeit der Kandidaten. Im Unterschied dazu zielt ein Persönlichkeitstest auf Eigenschaften und Charakterzüge ab.

Der Pluspunkt von solchen Tests ist, dass das Unternehmen ein umfassendes Bild von den Kenntnissen des Bewerbers bekommt. Durch Aufgaben aus verschiedensten Bereichen kann das Unternehmen feststellen, wie gut dem Bewerber die einzelnen Themen liegen. Außerdem können die Ergebnisse sehr objektiv ausgewertet und verglichen werden.

Allerdings erfordert so ein Test viel Organisation. Für kleine Unternehmen ist der zeitliche und finanzielle Aufwand deshalb oft zu groß.

Assessment-Center

Ein Assessment-Center, kurz AC, verknüpft mehrere Personalauswahlinstrumente miteinander. Meist enthält es schriftliche Prüfungen, Interviews und mündliche Teile. Bei den mündlichen Teilen stehen Einzelaufgaben wie zum Beispiel die sogenannte Postkorbübung, Rollenspiele und Gruppenaufgaben auf dem Programm.

Die Bezeichnung dieses Werkzeugs leitet sich vom englischen Verb to assess für bewerten ab. Das Ziel eines Assessment-Centers ist folglich, die Leistungen und das Verhalten der Bewerber in verschiedenen Situationen zu beobachten, zu erfassen und zu bewerten. Anhand festgelegter Kriterien beurteilen die Prüfer anschließend, inwiefern ein Teilnehmer für die ausgeschriebene Position geeignet ist.

Das AC gilt als ein sehr effizientes Verfahren, um das fachliche Know-how und das persönliche Potenzial eines Bewerbers zu beurteilen. Allerdings ist es auch sehr aufwändig. Deshalb kommt es in erster Linie in großen Unternehmen zum Einsatz, die Führungskräfte, Manager oder andere Mitarbeiter in verantwortungsvollen Positionen suchen. Daneben finden Assessment-Center im Zusammenhang mit kostspieligen Ausbildungen, etwa bei der Bundeswehr oder der Polizei, Anwendung.

Probearbeiten

Statt sich nur auf Testergebnisse und Eindrücke zu verlassen, kann das Unternehmen Bewerber auch zum Probearbeiten einladen. Der Arbeitgeber und die künftigen Kollegen können den Bewerber auf diese Weise noch besser kennenlernen und einschätzen, wie er sich macht. Andersherum kann der Bewerber in das Arbeitsumfeld und den Aufgabenbereich hineinschnuppern.

Als Instrument bei der Personalauswahl ist ein Probearbeiten vor allem dann geeignet, wenn nur noch zwei, drei Kandidaten im Rennen sind und Verstärkung für ein eher kleines Team gesucht wird oder der neue Mitarbeiter möglichst schnell eigenständig arbeiten soll.

Die Alternative zu einem Probearbeitstag ist, die Bewerber um eine Arbeitsprobe zu bitten. Möglich ist auch, die Arbeitsprobe in einen Einstellungstest zu integrieren. Bei so einem Mini-Auftrag geht es dann darum, festzustellen, wie zuverlässig, aufmerksam und sorgfältig der Bewerber Anweisungen umsetzt.