Personalauswahlprozess: Vermeiden Sie diese 8 Fehler

Ein gut geplanter Personalauswahlprozess kann teurere Fehlentscheidungen verhindern.

Der Personalauswahlprozess ist für Bewerber spannend und aufregend. Aber auch die Personalabteilung steht vor einer Herausforderung. Schließlich soll und will sie den Kandidaten finden, der die freie Stelle am besten ausfüllt. Zeigt sich nach einiger Zeit, dass das Unternehmen den falschen Bewerber eingestellt hat, war die ganze Arbeit umsonst. Gleichzeitig muss die aufwendige und teure Personalsuche von vorne beginnen. Gut ist deshalb, wenn im Personalauswahlprozess erst gar keine Fehler passieren.

Es kommt vor, dass ein Arbeitgeber recht schnell bemerkt, dass der neue Mitarbeiter doch nicht die richtige Besetzung für die Position ist. Also trennen sich die Wege oft noch in der Probezeit wieder.

Allerdings verursachen solche Fehlgriffe hohe Kosten. Denn das Unternehmen hat nicht nur viel Zeit und Geld in eine Personalauswahl investiert, die sich am Ende nicht auszahlt. Stattdessen entstehen auch noch Folgekosten. Zum einen muss das Unternehmen den Personalauswahlprozess nämlich von vorne starten. Und zum anderen bleibt ein Teil der Arbeit, die der neue Mitarbeiter eigentlich erledigen sollte, liegen. Selbst wenn recht bald ein Ersatz gefunden ist, dauert es schließlich seine Zeit, bis der Neue eingearbeitet ist.

Das Ziel muss deshalb sein, Pannen bei der Personalsuche und Flops bei der Auswahl zu vermeiden. Doch wie kann das gelingen? Wir nennen die acht größten Fehler im Personalauswahlprozess – und geben Tipps, wie es besser geht!

Fehler 1: Anforderungsprofil zu ungenau

Die Grundlage für den gesamten Personalauswahlprozess sollte ein klares Anforderungsprofil mit präzisen Kriterien sein. Am besten setzt sich der Personaler dazu im Vorfeld mit der Fachabteilung zusammen. Denn der zuständige Mitarbeiter aus der Fachabteilung weiß oft sehr viel besser, welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten ein geeigneter Kandidat braucht, um einen guten Job zu machen.

Wichtig ist außerdem, das Stellenprofil genau zu analysieren. Welche Aufgaben soll und wird der Neue konkret übernehmen? Wie und wo wird er eingesetzt? In welche Richtung soll sich die Position auf lange Sicht entwickeln? Diese Analyse gibt Aufschluss darüber, welche fachlichen, sozialen und persönlichen Kompetenzen ein Bewerber mitbringen sollte.

An dieser Stelle ist aber auch wichtig, die festgelegten Kriterien auf den Prüfstand zu stellen. Die Erwartungen, Vorstellungen und Wünsche müssen realistisch bleiben. Setzt das Unternehmen die Voraussetzungen übertrieben hoch an, wird es schwer, einen Bewerber zu finden, der dem Wunschbild in allen Punkten gerecht wird. Außerdem können überzogene Anforderungen potenzielle Kandidaten von einer Bewerbung abhalten.

Ist das Anforderungsprofil bestimmt und geprüft, kann der Personaler die Stellenanzeige formulieren und veröffentlichen. Gleichzeitig sollte das definierte Anforderungsprofil die Basis für alle weiteren Entscheidungen im Personalauswahlprozess bleiben.

Fehler 2: Fokus nur auf Fachwissen

Viele Personaler bewerten externe Bewerber allein nach den fachlichen Kompetenzen. Natürlich sind berufliche Qualifikationen und praktische Erfahrung wichtig. Außerdem lässt sich anhand von Zeugnissen und den Stationen im Lebenslauf gut nachvollziehen, was der Bewerber fachlich drauf hat.

Doch Fachkompetenzen sind nicht alles. Ein hervorragend ausgebildeter Bewerber kann sich als Fehlgriff entpuppen, wenn er mit den Kollegen nicht warm wird, keinen Draht zu den Kunden findet oder mit der Unternehmenskultur nichts anfangen kann. Andersherum kann ein Kandidat, der fachlich vielleicht die eine oder andere Lücke aufweist, mit persönlichen Kompetenzen punkten und die fehlenden Qualifikationen durch Engagement wettmachen.

Für den Personalauswahlprozess heißt das, dass die Grundhaltung nicht lauten sollte: „Es steht unumstößlich fest, was ein Mitarbeiter in dieser Position können muss.“ Stattdessen sollte der Blickwinkel sein: „Was muss ein Mitarbeiter können, der in dieser Position für unser Unternehmen arbeitet?“

Fehler 3: Bewerber zu ähnlich

Dass der neue Mitarbeiter zur Stelle, zum Arbeitgeber und ins Team passen muss, steht außer Frage. Doch ein gutes und erfolgreiches Team kennzeichnet sich dadurch, dass es verschiedene Laufbahnen und Typen vereint. Denn nur so kann das vorhandene Potenzial voll ausgeschöpft werden.

Außerdem braucht es neue Impulse, frische Ideen und innovative Lösungen, um vorwärtszukommen. Doch wenn alle Teammitglieder einen vergleichbaren Hintergrund haben und ähnlich ticken, wird eine erfolgreiche Weiterentwicklung schwierig.

Fehler 4: Personalauswahlprozess ohne klare Struktur

Das Unternehmen muss nicht nur entscheiden, wen es finden möchte, sondern auch, wie das passieren soll. Bleibt es beim Sichten der Bewerbungsunterlagen und einem Vorstellungsgespräch? Sollen die Bewerber einen Einstellungstest absolvieren oder ein Assessment-Center durchlaufen? Möchte das Unternehmen sehen, wie sich die Kandidaten bei einem Probearbeiten anstellen?

Natürlich ist ein Auswahlverfahren mit Eignungstests aufwändiger und kostenintensiver als ein kurzes Bewerbungsgespräch. Andererseits lernt das Unternehmen die Bewerber umso umfassender kennen, je mehr Testverfahren es einsetzt.

 

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Bei der Auswahl der Instrumente für die Personalsuche kann wieder das Anforderungsprofil als Grundlage dienen. Geht der Job mit einer verantwortungsvollen Position einher oder wird das Unternehmen viel Geld in die Ausbildung des neuen Mitarbeiters investieren, kann sich ein aufwendigeres Auswahlverfahren auszahlen. Gleichzeitig kann der Personaler anhand der geforderten Voraussetzungen entscheiden, welche Tests geeignet sind, um die Kompetenzen zu prüfen und die gewünschten Informationen zu erhalten.

Dabei sollte der Personaler auch erarbeiten, wie die Ergebnisse erfasst und ausgewertet werden. Denn das Auswahlverfahren macht nur dann Sinn, wenn die gewonnenen Erkenntnisse objektiv miteinander verglichen werden können.

Fehler 5: Ungeschickte Gesprächsführung

Das Herzstück im Personalauswahlprozess ist das Vorstellungsgespräch. Denn Bewerbungsunterlagen und Testergebnisse liefern zwar wertvolle Hinweise. Doch sie können die Erkenntnisse, die persönliche Gespräche bereithalten, nicht ersetzen. Erst durch den Dialog kann der Personaler sein Bild vervollständigen und abgleichen, ob sein bisheriger Eindruck stimmt.

Wichtig ist aber, die Bewerbungsgespräche gut vorzubereiten. Am besten erstellt der Personaler einen Interview-Leitfaden und geht diese Checkliste dann mit jedem Bewerber Punkt für Punkt durch.

Diese klare Struktur sorgt dafür, dass der Personaler die Kandidaten später gut miteinander vergleichen kann. Schließlich haben alle Bewerber die gleichen Fragen beantwortet. Außerdem läuft der Personaler so nicht Gefahr, entscheidende Punkte zu vergessen.

Außerdem sollte er verschiedene Frageformate nutzen, also zum Beispiel konkrete Fragen zum Werdegang mit situativen Fragen mischen. Geschlossene Fragen sollte der Personaler möglichst vermeiden. Denn er erfährt nicht besonders viel, wenn der Bewerber nur mit „Ja“ oder „Nein“ antwortet.

Überhaupt sollte sich der Personaler zurücknehmen. Natürlich kann und soll er dem Bewerber etwas über die Stelle und das Unternehmen erzählen. Aber sein Redeanteil sollte deutlich kleiner sein als der des Bewerbers. Schließlich zielt das Gespräch darauf ab, den Bewerber kennenzulernen und möglichst viel über ihn zu erfahren. Und das setzt voraus, dass der Bewerber spricht und erzählt.

Für den Personalauswahlprozess ist außerdem wichtig, dass der Personaler während des Gesprächs zunächst nur beobachtet und Informationen sammelt. Die Auswertung der Notizen sollte er erst nach dem Interview vornehmen. Sonst verpasst er womöglich versteckte Signale, etwa in der nonverbalen Kommunikation. Zudem entscheidet er eventuell nicht objektiv.

Fehler 6: Kein Austausch zwischen Personal- und Fachabteilung

Das Personalmanagement sollte die Fachabteilung möglichst früh in den Personalauswahlprozess einbinden. Schon das Anforderungs- und Stellenprofil sollte der Personaler zusammen mit einer Führungskraft aus der Abteilung erarbeiten.

Später im Verfahren kann ein Vertreter der Fachabteilung zum Beispiel an den Vorstellungsgesprächen teilnehmen. Denn zum einen kann der Vertreter oft etwas besser beurteilen als der Personaler, ob ein Kandidat Potenzial für die Stelle hat. Und zum anderen geht es ja um einen neuen Kollegen für die Fachabteilung.

Ein anderer Punkt ist, dass vier Augen und Ohren mehr sehen und hören als zwei. Es kann gut sein, dass der Personaler einen anderen Eindruck vom Bewerber hat oder eine Aussage anders auffasst als sein Gesprächspartner. Im späteren Austausch über das Bewerbungsgespräch können Bewertungen korrigiert werden. So lassen sich Fehlentscheidungen zu vermeiden.

Fehler 7: Erfahrung und Bauchgefühl vs. Daten und Fakten

„Ich mache den Job schon seit Jahren und habe genug Erfahrung, um den richtigen Bewerber auszuwählen“ ist im Personalauswahlprozess eine ähnlich schwierige Haltung wie „Wenn nicht alle formalen Kriterien erfüllt sind, kommt der Bewerber nicht infrage“.

Beim Bearbeiten und Auswerten der Testergebnisse ist natürlich wichtig, dass der Personaler die Informationen mit dem Anforderungs- und Stellenprofil abgleicht. Und dabei sollte er eine objektive Haltung einnehmen. Persönliche Sympathien dürfen nicht der ausschlaggebende Punkt sein.

Außerdem sollte der Personaler immer im Blick haben, was das Unternehmen und die Abteilung brauchen. Es geht nicht darum, welche eigenen Kriterien den Personaler dazu bewegen, jemanden einzustellen. Schließt sucht er keinen persönlichen Assistenten für sich, sondern eine Besetzung für die freie Stelle in der jeweiligen Fachabteilung.

Trotzdem sollte der Personaler nicht nur Daten und Fakten sehen, sondern auch auf sein Bauchgefühl hören. Wenn er bei einem Bewerber kein gutes Gefühl hat, sollte er hinterfragen, warum das so ist. Immerhin versucht jeder Bewerber, sich möglichst gut zu verkaufen. Dass er dabei die Wahrheit hier und da vielleicht ein bisschen ausschmückt, ist normal.

Fehler 8: Personalauswahlprozess zu lang

Die Resonanz auf eine Stellenanzeige ist oft groß. Und es dauert seine Zeit, bis alle Bewerbungen gesichtet sind und alle geeigneten Bewerber das Auswahlverfahren durchlaufen haben.

Ein transparenter Personalauswahlprozess erhöht zum einen das Vertrauen in das Unternehmen. Schließlich muss sich der Arbeitgeber an seinen Versprechen und Zusagen messen lassen. Spielt er mit offenen Karten, nimmt ein Bewerber eher in Kauf, etwas länger auf eine Antwort zu warten, als wenn er sich nur hingehalten fühlt.

Zum anderen steigt die Gefahr, dass die Wunsch-Kandidaten abspringen oder sich zwischenzeitlich für einen anderen Arbeitgeber entscheiden, wenn der Personalauswahlprozess zu lange dauert. Auch deshalb ist wichtig, dass die Personalauswahl gut geplant und solide strukturiert ist. Denn so lässt sich das Verfahren zügig abwickeln.