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Aktualisiert am von Ömer Bekar

Fehler im Personalauswahlprozess

Ein gut geplanter Personalauswahlprozess kann teurere Fehlentscheidungen verhindern.

Der Personalauswahlprozess ist nicht nur für die Bewerber spannend und aufregend. Auch die Personalabteilung steht vor einer Herausforderung. Schließlich ist ihre Aufgabe und ihr Ziel, den Kandidaten zu finden, der die freie Stelle am besten ausfüllt. Zeigt sich nach einiger Zeit, dass das Unternehmen den falschen Bewerber eingestellt hat, war die ganze Arbeit umsonst. Gleichzeitig muss die aufwendige und teure Personalsuche von vorne beginnen. Gut ist deshalb, wenn sich erst gar keine Fehler in den Personalauswahlprozess einschleichen.

Es kommt immer mal wieder vor, dass ein Arbeitgeber recht schnell bemerkt, dass der neue Mitarbeiter doch nicht die richtige Besetzung für die Position ist. Also trennen sich die Wege oft noch in der Probezeit wieder.

Allerdings gehen solche Fehlgriffe mit hohen Kosten einher. Denn das Unternehmen hat nicht nur viel Zeit und Geld in eine Personalauswahl investiert, die sich am Ende nicht auszahlt. Stattdessen entstehen auch noch Folgekosten. Zum einen muss das Unternehmen den Personalauswahlprozess nämlich von vorne starten.

Und zum anderen bleibt ein Teil der Arbeit, die der neue Mitarbeiter eigentlich erledigen sollte, liegen. Selbst wenn recht bald ein Ersatz gefunden ist, dauert es schließlich seine Zeit, bis der Neue eingearbeitet ist.

Das Ziel muss deshalb sein, Pannen bei der Personalsuche und Flops bei der Auswahl zu vermeiden. Doch wie kann das gelingen? Wir nennen die acht größten Fehler im Personalauswahlprozess – und geben Tipps, wie es besser geht!

1. Fehler: Zu ungenaues Anforderungsprofil

Die Grundlage für den gesamten Personalauswahlprozess sollte ein klares Anforderungsprofil mit genauen Kriterien sein. Am besten setzt sich der Personaler dazu im Vorfeld mit der Fachabteilung zusammen. Denn der zuständige Mitarbeiter aus der Fachabteilung weiß oft sehr viel besser, welche Kenntnisse, Fähigkeiten und Fertigkeiten ein geeigneter Kandidat braucht, um einen guten Job zu machen.

Wichtig ist außerdem, das Stellenprofil genau zu analysieren. Welche Aufgaben soll und wird der Neue konkret übernehmen? Wie und wo wird er eingesetzt? In welche Richtung soll sich die Position auf lange Sicht entwickeln? Diese Analyse gibt Aufschluss darüber, welche fachlichen, sozialen und persönlichen Kompetenzen ein Bewerber mitbringen sollte.

Erst wenn die Anforderungen präzise bestimmt sind, kann die eigentliche Suche starten. Denn das Unternehmen kann nur dann den idealen Kandidaten finden, wenn es weiß, was den idealen Kandidaten ausmacht. Das Unternehmen muss also wissen, wonach es überhaupt sucht.

An dieser Stelle ist aber auch wichtig, die festgelegten Kriterien auf den Prüfstand zu stellen. Die Erwartungen, Vorstellungen und Wünsche müssen realistisch bleiben. Setzt das Unternehmen die Voraussetzungen übertrieben hoch an, wird es schwer, einen Bewerber zu finden, der dem Wunschbild in allen Punkten gerecht wird. Außerdem können überzogene Anforderungen potenzielle Kandidaten abschrecken und von einer Bewerbung abhalten.

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Ist das Anforderungsprofil bestimmt und geprüft, kann der Personaler die Stellenanzeige formulieren und veröffentlichen. Gleichzeitig sollte das definierte Anforderungsprofil die Basis für alle weiteren Entscheidungen im Personalauswahlprozess bleiben.

2. Fehler: Fokus allein auf den Fachkompetenzen

Viele Personaler bewerten externe Bewerber allein nach deren fachlichen Kompetenzen. Und natürlich sind berufliche Qualifikationen und praktische Erfahrung wichtig. Außerdem lässt sich anhand von Zeugnissen und den Stationen im Lebenslauf gut nachvollziehen, was der Bewerber fachlich drauf hat.

Doch Fachkompetenzen sind nicht alles. Ein hervorragend ausgebildeter Bewerber kann sich als Fehlgriff entpuppen, wenn er mit den Kollegen nicht warm wird, keinen Draht zu den Kunden findet oder mit der Unternehmenskultur nichts anfangen kann. Andersherum kann ein Kandidat, der fachlich vielleicht die eine oder andere Lücke aufweist, mit persönlichen Kompetenzen punkten und die fehlenden Qualifikationen durch Engagement wettmachen.

Der berufliche Werdegang allein entscheidet also nicht unbedingt darüber, wie gut der Bewerber den Job tatsächlich machen würde.

Für den Personalauswahlprozess heißt das, dass die Grundhaltung nicht lauten sollte: “Es steht fest und ist völlig klar, was ein Mitarbeiter in dieser Position können muss.” Stattdessen sollte der Blickwinkel sein: “Was muss ein Mitarbeiter können, der in dieser Position für unser Unternehmen arbeitet?”

3. Fehler: Zu ähnliche Bewerber

Dass der neue Mitarbeiter zur Stelle, zum Arbeitgeber und ins Team passen muss, steht außer Frage. Doch ein gutes und erfolgreiches Team kennzeichnet sich dadurch, dass es verschiedene Werdegänge und unterschiedliche Typen bündelt. Denn nur so kann das vorhandene Potenzial voll ausgeschöpft werden.

Außerdem braucht es neue Impulse, frische Ideen und innovative Lösungen, um vorwärts zu kommen. Doch wenn alle Teammitglieder einen vergleichbaren Hintergrund haben und ähnlich ticken, wird eine erfolgreiche Weiterentwicklung schwierig.

Der Personaler sollte deshalb ein bisschen darauf achten, dass er zwar die festgelegten Kriterien und Anforderungen im Blick behält, aber trotzdem nicht immer nur den gleichen Bewerber-Typ ins Rennen um die Stelle schickt.

4. Fehler: Keine klare Struktur im Personalauswahlprozess

Bild zu PersonalauswahlprozessDas Unternehmen muss nicht nur entscheiden, wen es finden möchte. Stattdessen muss auch das Wie geklärt sein.

Bleibt es beim Sichten der Bewerbungsunterlagen und einem Vorstellungsgespräch? Sollen die Bewerber einen Einstellungstest absolvieren oder ein Assessment-Center durchlaufen? Möchte das Unternehmen sehen, wie sich die Kandidaten bei einem Probearbeiten anstellen?

Natürlich ist ein Auswahlverfahren mit Eignungstests aufwändiger und kostenintensiver als ein kurzes Bewerbungsgespräch. Andererseits gewinnt das Unternehmen umso mehr Erkenntnisse und kann sich ein umso umfassenderes Bild von den Bewerbern machen, je mehr Testverfahren es einsetzt.

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Bei der Auswahl der Instrumente für die Personalsuche kann wieder das Anforderungsprofil als Grundlage dienen. Geht der Job mit einer verantwortungsvollen Position einher oder wird das Unternehmen viel Geld in die Ausbildung des neuen Mitarbeiters investieren, kann sich ein aufwendigeres Auswahlverfahren auszahlen. Gleichzeitig kann der Personaler anhand der geforderten Voraussetzungen entscheiden, welche Tests geeignet sind, um die Kompetenzen zu prüfen und die gewünschten Informationen zu erhalten.

Stehen die Methoden fest, die im Personalauswahlprozess zum Einsatz kommen sollen, gilt es, die Abläufe zu planen und zu organisieren.

Dabei sollte der Personaler auch erarbeiten, wie die Ergebnisse erfasst und ausgewertet werden. Denn das Auswahlverfahren macht nur dann Sinn, wenn die gewonnenen Erkenntnisse objektiv miteinander verglichen werden können.

5. Fehler: Ungeschickte Gesprächsführung

Das Herzstück im Personalauswahlprozess ist das Vorstellungsgespräch. Denn Bewerbungsunterlagen und Testergebnisse liefern zwar wertvolle Hinweise. Doch sie können die Erkenntnisse, die persönliche Gespräche bereithalten, nicht ersetzen. Erst durch den Dialog kann der Personaler sein Bild vervollständigen und abgleichen, ob sein bisheriger Eindruck stimmt.

Wichtig ist aber, die Bewerbungsgespräche gut vorzubereiten. Am besten erstellt der Personaler einen Interview-Leitfaden und geht diese Checkliste dann mit jedem Bewerber Punkt für Punkt durch.

Diese klare Struktur sorgt dafür, dass der Personaler die Kandidaten später gut miteinander vergleichen kann. Schließlich haben alle Bewerber die gleichen Fragen beantwortet. Außerdem läuft der Personaler so nicht Gefahr, entscheidende Punkte zu vergessen.

Wenn der Personaler seine Checklisten erstellt, sollte er wieder das Anforderungsprofil im Blick haben. Welche Fragen muss er stellen, um an die gewünschten Informationen zu kommen?

Außerdem sollte er verschiedene Frageformate nutzen, also zum Beispiel konkrete Fragen zum Werdegang mit situativen Fragen mischen. Geschlossene Fragen sollte der Personaler möglichst vermeiden. Denn er erfährt nicht besonders viel, wenn der Bewerber nur mit „Ja“ oder „Nein“ antwortet.

Generell sollte sich der Personaler außerdem zurücknehmen. Natürlich kann und soll er dem Bewerber etwas über die Stelle und das Unternehmen erzählen. Aber sein Redeanteil sollte deutlich kleiner sein als der des Bewerbers.

Schließlich zielt das Gespräch darauf ab, den Bewerber kennenzulernen und möglichst viel über ihn zu erfahren. Und das setzt voraus, dass der Bewerber spricht und erzählt.

Mit Blick auf den Personalauswahlprozess ist außerdem wichtig, dass der Personaler während des Gesprächs zunächst nur beobachtet und Informationen sammelt. Die Auswertung der Notizen sollte er erst nach dem Interview vornehmen. Sonst verpasst er womöglich versteckte Signale, etwa in der nonverbalen Kommunikation. Außerdem entscheidet er eventuell nicht objektiv.

6. Fehler: Kein Austausch zwischen Personal- und Fachabteilung

Das Personalmanagement sollte die Fachabteilung möglichst früh in den Personalauswahlprozess einbinden. Schon das Anforderungs- und Stellenprofil sollte der Personaler zusammen mit einer Führungskraft aus der Abteilung erarbeiten.

Später im Verfahren kann ein Vertreter der Fachabteilung zum Beispiel an den Vorstellungsgesprächen teilnehmen. Denn zum einen kann der Vertreter oft etwas besser beurteilen als der Personaler, ob ein Kandidat Potenzial für die Stelle hat. Und zum anderen geht es ja um einen neuen Kollegen für die Fachabteilung.

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Ein anderer Punkt ist, dass vier Augen und Ohren mehr sehen und hören als zwei. Es kann gut sein, dass der Personaler einen anderen Eindruck vom Bewerber hat oder eine Aussage anders auffasst als sein Gesprächspartner. Im späteren Austausch über das Bewerbungsgespräch können Bewertungen korrigiert werden. Und das kann dazu beitragen, Fehlentscheidungen zu vermeiden.

7. Fehler: Erfahrung und Bauchgefühl versus Daten und Fakten

„Ich mache den Job schon seit Jahren und habe genug Erfahrung, um den richtigen Bewerber auszuwählen“ ist im Personalauswahlprozess eine ähnlich schwierige Haltung wie „Wenn nicht alle formalen Kriterien erfüllt sind, kommt der Bewerber nicht in Frage“.

Beim Bearbeiten und Auswerten der Testergebnisse ist natürlich wichtig, dass der Personaler die Informationen mit dem Anforderungs- und Stellenprofil abgleicht. Und dabei sollte er eine objektive Haltung einnehmen. Persönliche Sympathien dürfen nicht der ausschlaggebende Punkt sein.

Außerdem sollte der Personaler immer im Blick haben, was das Unternehmen und die Abteilung braucht. Es geht nicht darum, welche eigenen Kriterien den Personaler dazu bewegen, jemanden einzustellen. Schließt sucht er keinen persönlichen Assistenten für sich, sondern eine Besetzung für die freie Stelle in der jeweiligen Fachabteilung.

Trotzdem sollte der Personaler nicht nur Daten und Fakten sehen, sondern auch auf sein Bauchgefühl hören. Wenn er bei einem Bewerber kein gutes Gefühl hat, sollte er hinterfragen, warum das so ist. Immerhin versucht jeder Bewerber, sich möglichst gut zu verkaufen. Dass er dabei die Wahrheit hier und da vielleicht ein bisschen ausschmückt, ist normal.

Für ein glückliches Händchen bei der Personalsuche und -auswahl geht es am Ende deshalb darum, die richtige Mischung aus objektiven Daten und einer offenen, fairen Bewertung des Bewerbers zu finden.

8. Fehler: Zu langer Personalauswahlprozess

Die Resonanz auf eine Stellenanzeige ist oft groß. Und es dauert seine Zeit, bis alle Bewerbungen gesichtet sind und alle geeigneten Bewerber das Auswahlverfahren durchlaufen haben.

Trotzdem sollte die Personalabteilung sicherstellen, dass sich das Verfahren nicht ewig in die Länge zieht. Außerdem sollte sie die Bewerber über den Status ihrer Bewerbungen auf dem Laufenden halten.

Ein transparenter Personalauswahlprozess erhöht zum einen das Vertrauen in das Unternehmen. Schließlich muss sich der Arbeitgeber an seinen Versprechen und Zusagen messen lassen. Spielt er mit offenen Karten, nimmt ein Bewerber eher in Kauf, etwas länger auf eine Antwort zu warten, als wenn er sich nur hingehalten fühlt.

Zum anderen steigt die Gefahr, dass die Wunsch-Kandidaten abspringen oder sich zwischenzeitlich für einen anderen Arbeitgeber entscheiden, wenn der Personalauswahlprozess zu lange dauert. Auch deshalb ist wichtig, dass die Personalauswahl gut geplant und solide strukturiert ist. Denn so lässt sich das Verfahren zügig abwickeln.