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Infos zu Personalauswahlsysteme

Personalauswahlsysteme kombinieren meist mehrere Testverfahren miteinander.

Ohne gutes Personal kann kein Unternehmen erfolgreich sein. Denn die besten Ideen bringen nichts, wenn es niemanden gibt, der sie umsetzt. Kein Wunder also, dass die Personalauswahl zu den wichtigsten und bedeutsamsten Aufgaben der Personalabteilung gehört. Dabei können Personaler auf verschiedene Methoden zurückgreifen, um die Bewerber zu finden, die einerseits die nötige fachliche Eignung für die Stelle haben und andererseits optimal ins Team passen. Denn darauf kommt es für eine gute und langfristige Zusammenarbeit an. In diesem Beitrag werfen wir einen Blick in die Personalabteilungen und stellen Ihnen die gängigen Personalauswahlsysteme im deutschsprachigen Raum vor.

Wenn Sie sich um einen Job beworben haben, bekommen Sie entweder gleich eine Absage oder eine Einladung. Je nachdem, welche Testverfahren das Unternehmen einsetzt, findet dann ein Vorstellungsgespräch statt oder Sie nehmen an einem Eignungstest teil. Und wenn das Auswahlverfahren abgeschlossen ist, wissen Sie, ob Sie den Job bekommen.

Für ein Unternehmen ist die Sache mit der Personalauswahl aber aufwändiger. Denn es muss die einzelnen Schritte vorbereiten, geeignete Personalauswahlsysteme auswählen und das Verfahren durchführen. Und dabei bearbeitet ein Unternehmen nicht selten mehrere hundert Bewerbungen, die allein für eine ausgeschriebene Stelle eingehen.

Für Sie als Bewerber kann es aber durchaus interessant und hilfreich sein, wenn Sie eine ungefähre Vorstellung von den Abläufen und Hintergründen bei der Personalauswahl haben. Wir werfen zusammen mit Ihnen deshalb einmal einen Blick hinter die Kulissen.

Die verschiedenen Phasen bei der Personalauswahl

Grafik zu Personalauswahlsysteme

Die Suche nach geeignetem Personal umfasst mehrere Schritte.

Sollen neue Mitarbeiter eingestellt werden, kommt auf die Personalabteilung einiges an Arbeit zu. Denn bis die Entscheidung fällt, welche Bewerber das Team künftig ergänzen werden, durchläuft der Prozess mehrere Phasen. Dabei lässt sich der Ablauf der Personalauswahl in fünf Stufen einteilen.

1. Das Anforderungsprofil erstellen

Den Anfang macht die analytische Vorbereitung. Dabei muss sich der zuständige Personaler zunächst einmal einen Überblick über die jeweilige Stelle verschaffen. Was sind die wesentlichen Aufgaben? Welche Tätigkeiten beinhaltet die Position? Welche Kompetenzen sind dafür notwendig?

Auf dieser Basis kann der Personaler im nächsten Schritt definieren, was ein Bewerber mitbringen muss, um die Stelle gut ausfüllen zu können. An diesem Punkt ist jedoch wichtig, zwischen den Muss- und den Kann-Anforderungen zu unterscheiden:

Die Muss-Anforderungen sind die Voraussetzungen, die auf jeden Fall notwendig sind. Sie können die Berufsausbildung, bestimmte Qualifikationen, berufliche Erfahrung und besondere Kenntnisse umfassen. Diese Anforderungen muss ein Bewerber mitbringen, damit er den Job überhaupt machen kann.

Im Unterschied zu den Muss-Anforderungen sind die Kann-Anforderungen vorteilhafte Qualifikationen. Sie sind nicht zwingend notwendig und auch keine Einstellungsvoraussetzungen. Aber es wäre wünschenswert und von Vorteil, wenn ein Bewerber solche Kenntnisse hätte. Oft sind die Kann-Anforderungen Kompetenzen, die sich der neue Mitarbeiter auch nachträglich noch aneignen kann.

2. Die Stellenanzeige schalten

Steht das Anforderungsprofil, kann der Personaler im nächsten Schritt die Stellenanzeige formulieren. Wichtig dabei ist, die Informationen ausführlich und präzise zu formulieren. Das gilt sowohl für die Beschreibung der Tätigkeit als auch für die Anforderungen des Unternehmens.

Zum einen sorgt eine aussagekräftige Stellenbeschreibung nämlich dafür, dass das Inserat geeignete Bewerber anspricht und ihr Interesse an der Stelle weckt. Zum anderen vermeiden präzise Angaben, dass sich viele Kandidaten bewerben, die gar nicht die erforderlichen Voraussetzungen mitbringen und deshalb von Anfang an nicht in Frage kommen.

3. Die Bewerbungen sichten

Nachdem die Stellenanzeige veröffentlicht ist, gehen in den kommenden Tagen und Wochen Bewerbungen dazu ein. Die Personalabteilung hat nun die Aufgabe, die Unterlagen zu sichten. Dabei sollte die Bewertung möglichst objektiv erfolgen.

Es geht also weniger darum, wie gut einem Personaler die jeweilige Bewerbung gefällt oder wie sympathisch der Kandidat auf dem Foto wirkt. Der Gesamteindruck, den die Bewerbung macht, spielt zwar auch eine Rolle. Letztlich ist aber entscheidend, dass der Bewerber die Kriterien erfüllt, die im Anforderungsprofil definiert sind.

Anhand der Bewerbungsunterlagen nimmt die Personalabteilung eine erste Auswahl vor. Bewerber, die nicht geeignet erscheinen, bekommen eine Absage. Die übrigen Kandidaten bleiben im Auswahlverfahren und werden zum Eignungstest oder Vorstellungsgespräch eingeladen.

4. Die Personalauswahlsysteme vorbereiten und durchführen

Parallel zum Schalten der Stellenanzeige und Sichten der Bewerbungen kann die Personalabteilung auch schon damit beginnen, die Testverfahren vorzubereiten. Denn egal, ob das Unternehmen Fragebögen eingesetzt, Vorstellungsgespräche plant oder ein Eignungsauswahlverfahren mit Einstellungstest oder Assessment-Center durchführen will: Alle Personalauswahlsysteme bedürfen einer Vorbereitung.

Geeignete Bewerber werden dann auch nach und nach zum jeweiligen Testverfahren eingeladen.

5. Geeignete Bewerber auswählen und einstellen

Sind die Auswahlverfahren durchgeführt, sind nur noch wenige Bewerber im Rennen. Anhand der Testergebnisse kann die Personalabteilung nun eine letzte Auswahl vornehmen. So fällt schließlich die Entscheidung, wer als neuer Mitarbeiter eingestellt wird.

Ein Hinweis noch: Die eben beschriebenen Abläufe finden statt, wenn das Unternehmen auf dem Arbeitsmarkt nach Bewerbern sucht. Kann oder soll eine Stelle intern besetzt werden, läuft die Personalauswahl meist etwas anders ab. So kann zum Beispiel auf aufwändige Personalauswahlsysteme wie Einstellungstests oder Assessment Center im Normalfall verzichtet werden. Schließlich kennt das Unternehmen die Mitarbeiter schon und weiß, wie sie arbeiten und über welche Kompetenzen sie verfügen.

Die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch als Grund-Elemente

Jeder Arbeitgeber geht bei der Suche nach Personal anders vor. Auch die Testverfahren sind nicht identisch. Selbst wenn Sie von zwei Unternehmen zum Einstellungstest eingeladen werden, werden sich die Tests voneinander unterscheiden.

Insgesamt sind die Personalauswahlsysteme zwar vergleichbar. So gibt es zum Beispiel klassische Fragen beim Vorstellungsgespräch und typische Aufgaben beim Eignungstest. Doch trotzdem sind die Inhalte und die Abläufe eben nicht identisch.

Andererseits gibt es zwei Dinge, die feste Bestandteile bei jedem Auswahlverfahren sind. Das sind zum einen die Bewerbungsunterlagen und zum anderen das Vorstellungsgespräch.

Die Bewerbungsunterlagen

Die Bewerbung ermöglicht dem Personaler, sich ein erstes Bild von Ihnen zu machen. Dabei kann er durch das Anschreiben Rückschlüsse auf Ihre Motivation ziehen. Der Lebenslauf wiederum verschafft dem Personaler eine Übersicht über Ihren bisherigen Werdegang.

Noch etwas aussagekräftiger sind aber die Zeugnisse. Schließlich erfährt der Personaler durch sie, wie andere Sie beurteilen. Allerdings ist die Aussagekraft der verschiedenen Zeugnisse unterschiedlich:

  • Das Abschlusszeugnis der Schule, der Uni oder von der Ausbildung informiert den Personaler über Ihren fachlichen Hintergrund. So kann der Personaler ungefähr einschätzen, wie viel Fachwissen vorhanden ist. Allerdings wird ein erfahrener Personaler Ihr Abschlusszeugnis nicht überbewerten. Denn die Noten alleine sagen noch nicht viel darüber aus, wie gut Sie Ihren Job machen.
  • Interessant sind die Arbeitszeugnisse. Denn zum einen kann der Personaler daraus entnehmen, welche Aufgaben Sie schon übernommen haben. So kann er sich einen Überblick über Ihre praktischen Erfahrungen verschaffen. Zum anderen erfährt der Personaler, wie Ihre bisherigen Arbeitgeber Ihre Leistungen beurteilen.
  • Nachweise über absolvierte Kurse, Zertifikate von ehrenamtlichen Tätigkeiten und ähnliche Zeugnisse liefern weitere Anhaltspunkte über Ihre Interessen und Ihr Engagement.

Je nach Job kann es außerdem sein, dass das Unternehmen um Arbeitsproben bittet. Dadurch kann der Personaler Ihre fachlichen Qualifikationen und die Qualität Ihrer Arbeit nämlich noch besser beurteilen. Und ein schöner Nebeneffekt ist, dass das Unternehmen aussagekräftige Unterlagen bekommt, ohne dass sich der Aufwand nennenswert erhöht.

Das Vorstellungsgespräch

Ein echter Klassiker, der bei der Personalauswahl zugleich eine entscheidende Rolle spielt, ist das Vorstellungsgespräch. Das persönliche Gespräch dient in erster Linie dazu, sich gegenseitig näher kennenzulernen.

Durch gezielte Fragen kann der Personaler herausfinden, wie motiviert Sie sind und welche Ziele Sie haben. Außerdem kann der Personaler überprüfen, wie groß Ihr Interesse an der Stelle tatsächlich ist. Und der Personaler kann sich ein Bild davon machen, wie Sie als Mensch so sind und wie gut Sie ins Team passen. Im Ergebnis zeigt sich, ob sich der bisherige Eindruck aus der Bewerbung und eventuell anderen Tests bestätigt oder ob nicht.

Andersherum gibt das Vorstellungsgespräch natürlich auch Ihnen als Bewerber die Chance, das Unternehmen näher unter die Lupe zu nehmen. Sie können sich informieren, Fragen stellen und Eindrücke sammeln. Daraufhin können Sie für sich entscheiden, ob Sie hier überhaupt arbeiten wollen.

Vor allem in großen Unternehmen gibt es mit dem Telefon- oder Videointerview manchmal noch eine Zwischenstufe. Bei diesem Gespräch kann der Personaler einerseits offene Fragen klären. Andererseits kann er wichtige Dinge ansprechen, die sich auf die Kompetenzen oder die Motivation beziehen. Auf dieser Basis kann er dann entscheiden, ob es sich lohnt, Sie zum persönlichen Bewerbungsgespräch oder Auswahlverfahren einzuladen.

Außerdem kann sich das persönliche Gespräch auch noch einmal in zwei Termine aufteilen. In diesem Fall führen Sie zunächst das Vorstellungsgespräch. Hat alles geklappt, findet anschließend das Einstellungsgespräch statt.

Einstellungstests als Personalauswahlsysteme

Die Bewerbung und ein persönliches Gespräch liefern dem Unternehmen zwar nützliche Informationen. Ob Sie fachlich und persönlich tatsächlich für den Job geeignet sind, lässt sich damit aber oft nur bedingt beurteilen. Aus diesem Grund führen immer mehr Arbeitgeber Einstellungstests durch.

So ein Eignungstest kann ganz unterschiedlich gestaltet sein. Manchmal dauert er nur wenige Stunden, in anderen Fällen erstreckt er sich über mehrere Tage. Teilweise beinhaltet er ausschließlich schriftliche Prüfungen, andere Eignungstests umfassen auch praktische Prüfungen. Sporttests und ärztliche Untersuchungen können ebenfalls dazugehören.

Ein Eignungstest zielt zwar darauf ab, Ihre Eignung für den Beruf zu ermitteln. Allerdings geht meist nicht so sehr um spezifisches Fachwissen. Als Bewerber können Sie viele Dinge schließlich noch gar nicht wissen. Deshalb prüfen die Fragen, Aufgaben und Übungen eher Bereiche wie Allgemeinwissen, Deutsch und logisches Denkvermögen.

Ergänzt wird das Ganze gerne durch Persönlichkeitstests. Außerdem steht bei einem Einstellungstest immer auch auf dem Prüfstand, wie gut Sie mit Stress und Zeitdruck umgehen können.

Assessment Center als Variante von Personalauswahlsystemen

Ein weiteres Verfahren im Bereich der Personalauswahlsysteme ist das Assessment Center, kurz AC. An diesem Auswahlverfahren nehmen Sie in aller Regel gemeinsam mit anderen Bewerbern teil. Einige Aufgaben bearbeiten Sie alleine.

Der größere Teil der Aufgaben und Übungen ist aber als Gruppenaufgaben ausgelegt. Dazu gehören dann Rollenspiele, Kurzvorträge oder Präsentationen und Gruppendiskussionen. Inhaltlich beschäftigen sich die Aufgaben oft mit Situationen und Themen, die für den Berufsalltag typisch sind.

Das Assessment Center ist so etwas wie die Königsdisziplin unter den Personalauswahlsystemen. Denn hier müssen Sie sowohl Ihr fachliches Wissen und Können unter Beweis stellen als auch mit Ihren sozialen Kompetenzen und Ihrer Persönlichkeit punkten.

Wie gehen Sie mit anderen um? Wie gut arbeiten Sie im Team zusammen? Setzen Sie sich durch oder halten Sie sich im Hintergrund? Können Sie Lösungen entwickeln und diese verständlich kommunizieren? All das sind Dinge, die die Prüfer bewerten. Und dabei zählen nicht nur Ihre Ergebnisse bei den einzelnen Aufgaben. Vielmehr werden Sie die ganze Zeit über beobachtet. Auf dieser Basis beurteilen die Prüfer dann, ob Sie das notwendige Wissen und die erforderlichen Eigenschaften für die Stelle mitbringen.

Um ein möglich umfassendes Bild von Ihnen zu bekommen, verbinden viele Arbeitgeber mehrere Personalsauswahlsysteme miteinander. Es kann deshalb gut sein, dass Sie zum Beispiel neben einem schriftlichen Einstellungstest und einem persönlichen Interview auch an einem Assessment Center teilnehmen.

Weitere Personalauswahlsysteme

Vorstellungsgespräch, Einstellungstest und Assessment Center haben sich als gängige Methoden bei der Personalauswahl etabliert. Aber im Bereich der Personalauswahlsysteme gibt es noch weitere Verfahren. Sie werden zwar angewendet, teilweise aber recht kritisch diskutiert.

Ein Beispiel für so ein Instrument ist die Schriftbildanalyse. Auch als graphologisches Gutachten bezeichnet, untersuchen Experten dabei Ihre Handschrift. Auf Basis des Schriftbildes ziehen sie dann Rückschlüsse auf Ihre Eignung und Ihre Persönlichkeit. Wissenschaftlich fundiert ist so eine Analyse aber nicht und wird deshalb eher kritisch gesehen.

Ein anderes Instrument sind Referenzen. Vor allem im englischsprachigen Raum sind sie üblich, hierzulande werden sie immer beliebter. Haben Sie von einem früheren Arbeitgeber ein Referenzschreiben bekommen, können Sie es in Ihre Bewerbungsmappe aufnehmen. Oder Sie nennen dem Personaler Kontaktpersonen, bei denen er sich über Sie erkundigen kann.

Gibt ein ehemaliger Chef eine Empfehlung für Sie ab, ist er von Ihnen und Ihrer Arbeitsweise überzeugt. Nur kann die Beurteilung eben auch sehr von persönlicher Sympathie geprägt sein. Außerdem kann es für den Personaler viel Aufwand bedeuten, die benannten Kontaktpersonen abzutelefonieren und sich dort über Sie zu erkundigen.

Auch Fragebögen zur Selbsteinschätzung werden teils kritisch gesehen. Bei diesen Fragebögen müssen Sie zu verschiedenen Aussagen Stellung beziehen. Die Analyse Ihrer Antworten soll zeigen, wie Sie gestrickt sind und wie Sie sich selbst einschätzen. Kritisch gesehen wird so ein Verfahren deshalb, weil viel psychologisches Fachwissen notwendig sind, um tatsächlich Rückschlüsse ziehen zu können.

Fazit

Unternehmen können verschiedene Verfahren anwenden, um die richtigen Mitarbeiter zu finden. Ergänzen Sie die Bewerbung und das Vorstellungsgespräch um weitere Personalauswahlsysteme, verursacht das zeitlichen und finanziellen Aufwand. Doch unterm Strich rechnen sich diese Investitionen. Denn wenn sich ein Unternehmen für einen Bewerber entscheidet, der die Stelle nicht ausfüllen kann oder das Unternehmen nach kurzer Zeit wieder verlässt, war die ganze Arbeit umsonst und die Suche beginnt von vorne.

Für Sie ist ein Eignungstest mit Stress verbunden. Denn Sie müssen sich vorbereiten und die Prüfungssituation meistern. Doch auf der anderen Seite können Sie zeigen, was in Ihnen steckt. Und je umfangreicher das Testverfahren ist, desto mehr Chancen haben Sie, durch gute Leistungen zu überzeugen und so kleinere Schwachstellen im Lebenslauf auszugleichen.

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