Personalauswahlsysteme: Diese Instrumente stehen zur Wahl

Personalauswahlsysteme kombinieren meist mehrere Testverfahren miteinander.

Ohne gutes Personal kann kein Unternehmen erfolgreich sein. Denn die besten Ideen bringen nichts, wenn es niemanden gibt, der sie umsetzt. Kein Wunder also, dass die Personalauswahl zu den wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung gehört. Dabei können Personaler auf verschiedene Methoden zurückgreifen, um die Bewerber zu finden, die fachlich und persönlich optimal geeignet sind. Wir zeigen Ihnen die gängigen Personalauswahlsysteme im deutschsprachigen Raum!

Als Antwort auf Ihre Bewerbung bekommen Sie entweder gleich eine Absage oder eine Einladung. Je nachdem, welche Testverfahren das Unternehmen einsetzt, führen Sie dann ein Vorstellungsgespräch oder nehmen an einem Eignungstest teil. Und am Ende des Auswahlverfahrens wissen Sie, ob Sie den Job bekommen.

Für ein Unternehmen ist die Sache mit der Personalauswahl wesentlich aufwändiger. Denn es muss die einzelnen Schritte vorbereiten, geeignete Personalauswahlsysteme auswählen und das Verfahren durchführen. Und dabei bearbeitet ein Unternehmen nicht selten mehrere hundert Bewerbungen, die allein für eine ausgeschriebene Stelle eingehen.

Nun kann es für Sie als Bewerber aber durchaus hilfreich sein, wenn Sie eine ungefähre Vorstellung von den Abläufen und Hintergründen bei der Personalauswahl haben. Denn dieses Wissen können Sie für sich nutzen. Wir werfen zusammen mit Ihnen deshalb einmal einen Blick hinter die Kulissen.

Die verschiedenen Phasen bei der Personalauswahl

Sollen neue Mitarbeiter eingestellt werden, kommt auf die Personalabteilung einiges an Arbeit zu. Denn bis die Entscheidung fällt, welche Bewerber das Team künftig ergänzen werden, durchläuft der Prozess mehrere Phasen.

1. Anforderungsprofil festlegen

Den Anfang macht die analytische Vorbereitung. Dabei muss sich der zuständige Personaler zunächst einmal einen Überblick über die jeweilige Stelle verschaffen. Was sind die wesentlichen Aufgaben? Welche Tätigkeiten beinhaltet die Position? Welche Kompetenzen sind dafür notwendig?

Auf dieser Basis kann der Personaler definieren, was ein Bewerber mitbringen muss, um die Stelle gut ausfüllen zu können. An diesem Punkt ist jedoch wichtig, zwischen den Muss- und den Kann-Anforderungen zu unterscheiden:

2. Stellenanzeige schalten

Steht das Anforderungsprofil, kann der Personaler die Stellenanzeige formulieren. Wichtig dabei ist, die Informationen ausführlich und präzise anzugeben. Das gilt sowohl für die Beschreibung der Tätigkeit als auch für die Anforderungen des Unternehmens.

Zum einen sorgt eine aussagekräftige Stellenbeschreibung nämlich dafür, dass das Inserat geeignete Bewerber anspricht und ihr Interesse an der Stelle weckt. Zum anderen vermeiden präzise Angaben, dass sich viele Kandidaten bewerben, die nicht die erforderlichen Voraussetzungen mitbringen und deshalb gar nicht infrage kommen.

3. Bewerbungen sichten

Ist die Stellenanzeige veröffentlicht, geht es nun darum, die eingegangenen Bewerbungen zu sichten. Dabei sollte die Bewertung möglichst objektiv erfolgen.

Es zählt also weniger, wie gut dem Personaler die jeweilige Bewerbung gefällt oder wie sympathisch der Kandidat auf dem Foto wirkt. Der Gesamteindruck, den die Bewerbung macht, spielt zwar auch eine Rolle. Letztlich ist aber entscheidend, dass der Bewerber die Kriterien erfüllt, die im Anforderungsprofil definiert sind.

Anhand der Bewerbungsunterlagen nimmt die Personalabteilung eine erste Auswahl vor. Bewerber, die nicht geeignet erscheinen, bekommen eine Absage. Die übrigen Kandidaten bleiben im Auswahlverfahren und werden zum Eignungstest oder Vorstellungsgespräch eingeladen.

4. Personalauswahlsysteme durchführen

Parallel zum Schalten der Stellenanzeige und Sichten der Bewerbungen kann die Personalabteilung auch schon damit beginnen, die Testverfahren vorzubereiten. Denn egal, ob das Unternehmen Fragebögen eingesetzt, Vorstellungsgespräche plant oder ein Eignungsauswahlverfahren mit Einstellungstest oder Assessment-Center durchführen will: Alle Personalauswahlsysteme bedürfen einer Vorbereitung.

Geeignete Bewerber werden nach und nach zum jeweiligen Testverfahren eingeladen.

5. Geeignete Bewerber auswählen und einstellen

Sind die Auswahlverfahren durchgeführt, sind nur noch wenige Bewerber im Rennen. Anhand der Testergebnisse kann die Personalabteilung nun eine letzte Auswahl vornehmen. So fällt schließlich die Entscheidung, wer als neuer Mitarbeiter eingestellt wird.

Das Vorstellungsgespräch als Kernelement

Jeder Arbeitgeber geht bei der Suche nach Personal anders vor. Auch die Testverfahren sind nicht identisch. Selbst wenn Sie von zwei Unternehmen zum Einstellungstest eingeladen werden, werden sich die Tests voneinander unterscheiden.

Insgesamt sind die Personalauswahlsysteme zwar vergleichbar. So gibt es zum Beispiel klassische Fragen beim Vorstellungsgespräch und typische Aufgaben beim Eignungstest. Dennoch sind die Inhalte und die Abläufe eben nicht identisch.

 

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Durch gezielte Fragen kann der Personaler herausfinden, wie motiviert Sie sind und welche Ziele Sie haben. Außerdem kann er überprüfen, wie groß Ihr Interesse an der Stelle tatsächlich ist. Und er kann sich ein Bild davon machen, wie Sie als Mensch so sind und wie gut Sie ins Team passen. Im Ergebnis zeigt sich, ob sich der bisherige Eindruck aus der Bewerbung und eventuell anderen Tests bestätigt oder ob nicht.

Andersherum gibt das Vorstellungsgespräch natürlich auch Ihnen als Bewerber die Chance, das Unternehmen näher unter die Lupe zu nehmen. Sie können sich informieren, Fragen stellen und Eindrücke sammeln. Daraufhin können Sie für sich entscheiden, ob Sie hier überhaupt arbeiten wollen.

Vor allem in großen Unternehmen gibt es mit dem Telefon- oder Videointerview manchmal noch eine Zwischenstufe. Bei diesem Gespräch kann der Personaler einerseits offene Fragen klären. Andererseits kann er wichtige Dinge ansprechen, die sich auf die Kompetenzen oder die Motivation beziehen. Auf dieser Basis kann er dann entscheiden, ob es sich lohnt, Sie zum persönlichen Bewerbungsgespräch oder Auswahlverfahren einzuladen.

Außerdem kann sich das persönliche Gespräch auch noch einmal in zwei Termine aufteilen. In diesem Fall führen Sie zunächst das Vorstellungsgespräch. Hat alles geklappt, findet anschließend das Einstellungsgespräch statt.

Einstellungstests als Personalauswahlsysteme

Die Bewerbung und ein persönliches Gespräch liefern dem Unternehmen zwar nützliche Informationen. Ob Sie fachlich und persönlich tatsächlich für den Job geeignet sind, lässt sich damit aber oft nur bedingt beurteilen. Aus diesem Grund führen immer mehr Arbeitgeber Einstellungstests durch.

So ein Eignungstest kann ganz unterschiedlich gestaltet sein. Manchmal dauert er nur wenige Stunden, in anderen Fällen erstreckt er sich über mehrere Tage. Teilweise beinhaltet er ausschließlich schriftliche Prüfungen, andere Eignungstests umfassen auch praktische Abschnitte. Sporttests und ärztliche Untersuchungen können ebenfalls dazugehören.

Ein Eignungstest zielt zwar darauf ab, Ihre Eignung für den Beruf zu ermitteln. Allerdings geht meist nicht so sehr um spezifisches Fachwissen. Als Bewerber können Sie viele Dinge schließlich noch gar nicht wissen. Deshalb prüfen die Fragen und Aufgaben in erster Linie allgemeine Grundlagen wie Allgemeinwissen, Deutsch, logisches Denken und Konzentration. Als Ergänzung kommen oft Persönlichkeitstests dazu.

Assessment-Center als Variante von Personalauswahlsystemen

Ein weiteres Verfahren im Bereich der Personalauswahlsysteme ist das Assessment-Center, kurz AC. An diesem Auswahlverfahren nehmen Sie in aller Regel gemeinsam mit anderen Bewerbern teil. Einige Aufgaben bearbeiten Sie alleine.

Der größere Teil der Übungen ist aber als Gruppenaufgaben ausgelegt. Dazu gehören dann Rollenspiele, Kurzvorträge oder Präsentationen und Gruppendiskussionen. Inhaltlich beschäftigen sich die Aufgaben meist mit Situationen und Themen, die für den Berufsalltag typisch sind.

Das Assessment-Center ist so etwas wie die Königsdisziplin unter den Personalauswahlsystemen. Denn hier müssen Sie sowohl Ihr fachliches Wissen und Können unter Beweis stellen als auch mit Ihren sozialen Kompetenzen und Ihrer Persönlichkeit punkten.

Wie gehen Sie mit anderen um? Wie gut arbeiten Sie im Team zusammen? Setzen Sie sich durch oder halten Sie sich im Hintergrund? Können Sie Lösungen entwickeln und diese verständlich kommunizieren?

All das sind Dinge, die die Prüfer bewerten. Und dabei zählen nicht nur Ihre Ergebnisse bei den einzelnen Aufgaben. Vielmehr werden Sie die ganze Zeit über beobachtet. Auf dieser Basis beurteilen die Prüfer dann, ob Sie das notwendige Wissen und die erforderlichen Eigenschaften für die Stelle mitbringen.

Übrigens

Für Sie ist ein Eignungstest zwar mit Stress verbunden. Denn Sie müssen sich vorbereiten und eine Prüfungssituation meistern. Aber Sie können zeigen, was in Ihnen steckt. Und je umfangreicher das Testverfahren ist, desto mehr Chancen haben Sie, durch gute Leistungen zu überzeugen und so kleinere Schwachstellen auszugleichen.

Weitere Personalauswahlsysteme

Vorstellungsgespräch, Einstellungstest und AC haben sich als gängige Methoden bei der Personalauswahl etabliert. Aber im Bereich der Personalauswahlsysteme gibt es noch weitere Verfahren. Sie werden zwar angewendet, teilweise aber recht kritisch diskutiert.

Ein Beispiel für so ein Instrument ist die Schriftbildanalyse. Auch als graphologisches Gutachten bezeichnet, untersuchen Experten dabei Ihre Handschrift. Auf Basis des Schriftbildes ziehen sie dann Rückschlüsse auf Ihre Eignung und Ihre Persönlichkeit. Wissenschaftlich fundiert ist so eine Analyse aber nicht.

Ein anderes Instrument sind Referenzen. Vor allem im englischsprachigen Raum sind sie üblich, hierzulande werden sie immer beliebter. Haben Sie von einem früheren Arbeitgeber ein Referenzschreiben bekommen, können Sie es in Ihre Bewerbungsmappe aufnehmen. Oder Sie nennen dem Personaler Kontaktpersonen, bei denen er sich über Sie erkundigen kann.

Gibt ein ehemaliger Chef eine Empfehlung für Sie ab, ist er von Ihnen und Ihrer Arbeitsweise überzeugt. Nur kann die Beurteilung eben auch sehr von persönlicher Sympathie geprägt sein. Außerdem kann es für den Personaler viel Aufwand bedeuten, die benannten Kontaktpersonen abzutelefonieren und sich dort über Sie zu erkundigen.

Auch Fragebögen zur Selbsteinschätzung werden teils kritisch gesehen. Bei diesen Fragebögen müssen Sie zu verschiedenen Aussagen Stellung beziehen. Die Analyse Ihrer Antworten soll zeigen, wie Sie gestrickt sind und wie Sie sich selbst einschätzen. Kritisch gesehen wird so ein Verfahren deshalb, weil viel psychologisches Fachwissen notwendig sind, um tatsächlich Rückschlüsse ziehen zu können.