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Infos zu Einstellungsgespräche

Wir geben Ihnen Tipps, wie Sie Einstellungsgespräche optimal meistern.

Wenn Sie der Arbeitgeber zum Einstellungsgespräch bittet, haben Sie es eigentlich schon so gut wie geschafft. Das Auswahlverfahren ist beendet und Sie sind als der Bewerber übrig geblieben, der nun eingestellt werden soll. Bei Einstellungsgesprächen geht es nur noch darum, Formales zu klären. Wann sie die Stelle antreten, zum Beispiel. Aber: Wirklich sicher haben Sie den Job erst dann, wenn der Arbeitsvertrag von beiden Seiten unterschrieben ist. Und auch auf der Zielgeraden können Ihnen noch Fehler unterlaufen, die dazu führen, dass es eben doch nicht zu einer Unterschrift unter dem Arbeitsvertrag kommt. Deshalb ist sehr wichtig, dass Sie sich gut auf ein Einstellungsgespräch vorbereiten.

Bis zu einer Zusage ist es oft ein langer Weg: Sie haben viele Bewerbungen geschrieben, einige Vorstellungsgespräche geführt und vielleicht an einem Einstellungstest oder einem Assessment-Center teilgenommen.

Wenn Sie jetzt zum Einstellungsgespräch eingeladen sind, ist das Ziel schon zum Greifen nah. Denn mit dieser Einladung signalisiert Ihnen der Arbeitgeber, dass er sich für Sie entschieden hat. Doch noch ist die Sache nicht in trockenen Tüchern. Läuft das Einstellungsgespräch anders als erwartet, kann nämlich im letzten Moment doch noch eine Absage erfolgen.

Damit genau das nicht passiert, erklären wir Ihnen, worauf es bei Einstellungsgesprächen ankommt.

Was ist der Unterschied zwischen Vorstellungs- und Einstellungsgesprächen?

Grafik zu Einstellungsgespräche

Einstellungsgespräche stehen ziemlich am Ende des Bewerbungsprozesses.

Bei einem genauen Blick auf die Begriffe lässt sich schon erahnen, wie sich Vorstellungsgespräche und Einstellungsgespräche voneinander unterscheiden: Bei einem Vorstellungsgespräch geht es darum, sich vorzustellen.

Ihre Bewerbung hat das Interesse des Arbeitgebers geweckt. Haben Sie an einem Einstellungstest teilgenommen, haben Sie bis hierhin mit guten Leistungen überzeugt.

Nun, beim Vorstellungs- oder auch Bewerbungsgespräch möchte sie der Arbeitgeber näher kennenlernen. Er will wissen, wer die Person hinter der Bewerbung ist und sich ein Bild davon machen, ob Sie als Person ins Team und zum Job passen.

Andersherum ist das Vorstellungsgespräch natürlich auch für den Arbeitgeber die Gelegenheit, sich Ihnen vorzustellen.

Einstellungsgespräche finden in einer viel späteren Phase statt. Nämlich dann, wenn die Entscheidung im Prinzip schon gefallen ist.

Das Bewerbungsverfahren ist soweit abgeschlossen und der Arbeitgeber hat seine endgültige Auswahl getroffen. Er möchte Sie einstellen.

Und beim Einstellungsgespräch geht es nun darum, die letzten Dinge zu klären, die für die Einstellung notwendig sind. In erster Linie sind das der Arbeitsvertrag und die darin enthaltenen Vereinbarungen.

Doch nicht immer lässt sich die Grenze so klar ziehen. Oder anders ausgedrückt: Ein Vorstellungsgespräch kann sich zu einem Einstellungsgespräch entwickeln. Das passiert dann, wenn schon im Verlauf des Bewerbungsgesprächs klar wird, dass Sie den Job bekommen.

Deshalb sollten Sie grundsätzlich im Hinterkopf haben, dass Sie möglicherweise nicht nur ein Bewerbungs-, sondern eben gleichzeitig auch ein Einstellungsgespräch führen werden. Und aus diesem Grund sollten Sie immer auch auf die Themen vorbereitet sein, die normalerweise erst bei Einstellungsgesprächen besprochen werden.

Wie kann ich mich auf Einstellungsgespräche vorbereiten?

Normalerweise ist das Einstellungsgespräch der letzte Schritt vor der Unterzeichnung des Arbeitsvertrags. Alle wichtigen Punkte, angefangen bei Ihren Qualifikationen über den künftigen Aufgabenbereich bis hin zum Eintrittstermin, wurden zu diesem Zeitpunkt schon angesprochen. Und der Arbeitgeber ist offensichtlich davon überzeugt, dass Sie der oder die Richtige für die freie Stelle sind.

Gehen Sie bei Ihrer Vorbereitung auf das Einstellungsgespräch deshalb das Bewerbungsgespräch noch einmal durch. Welche Fragen wurden geklärt, welche sind noch offen? Machen Sie sich außerdem Gedanken darüber, was Ihnen persönlich am Herzen liegt. Und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit Sie den Arbeitsvertrag unterschreiben.

Grundsätzlich sollten am Ende des Einstellungsgesprächs alle Details zur künftigen Zusammenarbeit geklärt sein. Die entsprechenden Vereinbarungen sollten so dann auch im Arbeitsvertrag stehen. Und weil Sie sich bei Ihrer Vorbereitung über eben diese Punkte Gedanken machen sollten, haben wir Ihnen als kleine Hilfestellung eine Checkliste zusammengestellt.

Checkliste: Diese Dinge sollten nach dem Einstellungsgespräch verbindlich vereinbart sein

  • Eintrittstermin
  • Dauer der Probezeit
  • mögliche Befristung des Vertrags
  • genaue Aufgabenbereiche
  • Arbeitsort, eventuell mit Zusatzvereinbarungen wie zum Beispiel Einsatz an unterschiedlichen Standorten oder Home-Office
  • Kernarbeitszeiten
  • Ablauf der Einarbeitung
  • Gehalt, Sonderzahlungen und/oder Zusatzleistungen
  • Umgang mit Überstunden (Auszahlung oder Freizeit?)
  • Urlaubsanspruch
  • geplante Schulungen und Weiterbildungen
  • Genehmigung einer möglichen Nebentätigkeit

Wie laufen Einstellungsgespräche ab?

Vom Grundprinzip her sind Einstellungsgespräche durchaus mit Vorstellungsgesprächen vergleichbar. Nur dass Sie in aller Regel keine Fragen mehr zu Ihrem Lebenslauf, Ihren Qualifikationen und Ihren Eigenschaften beantworten müssen. Alle diese Dinge sind inzwischen bekannt und abgehakt. Und der Arbeitgeber hat sie zum Einstellungsgespräch eingeladen, weil er plant, Sie einzustellen.

Trotz anderer Inhalte ist der Ablauf aber ähnlich. So beginnt ein Einstellungsgespräch – wie ein Bewerbungsgespräch – mit ein bisschen Smalltalk. An die Plauderei schließen sich dann oft folgende Gesprächsphasen an:

Selbstpräsentation

Vor allem, wenn Sie sich als Fach- oder Führungskraft bewerben, kann es sein, dass Sie der Personaler noch einmal um eine Selbstpräsentation bittet. Ähnlich wie im Vorstellungsgespräch geht es hier dann darum, dass Sie die Kompetenzen, Qualifikationen und Stärken erläutern, die Sie zur idealen Besetzung für die Stelle machen.

Anders als beim Bewerbungsgespräch soll diese Selbstpräsentation aber nicht dazu dienen, dass Sie sich dem Arbeitgeber als geeigneter Bewerber vorstellen. Über diesen Punkt sind Sie schon hinaus. Deshalb macht es auch keinen Sinn, wenn Sie dem Personaler noch einmal das Gleiche erzählen wie beim ersten Mal.

Der Personaler möchte vielmehr sehen, dass Sie einen konkreten Bezug zu Ihrem künftigen Job herstellen. Wie werden Sie sich einbringen? Welche Kompetenzen passen ideal zur Stelle? Wie werden Sie vorgehen, um Aufgaben und Probleme zu lösen?

Letzte Zweifel ausräumen

Auch wenn sich der Arbeitgeber eigentlich schon für Sie entschieden hat, kann gut sein, dass er Ihnen doch noch einmal auf den Zahn fühlen will. Dazu kann der Personaler zum Beispiel Lücken in Ihrem Lebenslauf ansprechen, persönliche Fragen stellen oder plötzlich in eine Fremdsprache wechseln. So möchte er sehen, wie Sie mit Stress umgehen und unter Druck reagieren. Lassen Sie sich davon nicht aus dem Konzept bringen!

Denkbar ist auch, dass der Personaler Fragen zu Ihren bisherigen Jobs, Hobbys oder Eigenschaften stellt, die Sie schon im Vorstellungsgespräch beantwortet haben. Das hat nichts damit zu tun, dass dem Personaler diese Infos fehlen. Ganz im Gegenteil sind sie ihm sehr wohl bekannt. Der Personaler möchte so Ihre Glaubwürdigkeit testen. Dass es denkbar schlecht ist, wenn Sie sich an dieser Stelle in Widersprüche verstricken oder dem Personaler plötzlich ganz andere Storys auftischen, versteht sich von selbst.

Ihre Fragen

Der Personaler wird Ihnen Gelegenheit geben, Ihre Fragen loszuwerden. Und wie beim Vorstellungsgespräch sollten Sie auch beim Einstellungsgespräch die Dinge ansprechen, die Sie geklärt wissen wollen. Es macht keinen guten Eindruck, wenn Sie direkt abwinken.

Sie können an dieser Stelle gerne Ihre Liste, die Sie bei der Vorbereitung erstellt haben, zu Hilfe nehmen. Sollte tatsächlich schon alles besprochen sein, können Sie das dem Personaler so mitteilen. Aber durch Ihre Liste sieht er, dass Sie sich Gedanken gemacht haben. Das zeugt von Interesse, Engagement und Professionalität.

Sind auf Ihrer Liste noch Punkte offen, sprechen Sie diese natürlich an.

Arbeitsvertrag besprechen

Weiter geht es dann mit dem Arbeitsvertrag. War im Vorfeld schon alles klar, kann es sein, dass Ihnen der Personaler den vorbereiteten Vertrag vorlegt. Er geht die einzelnen Vereinbarungen dann noch einmal mit Ihnen durch. Passt alles, können Sie unterschreiben.

Denkbar ist aber auch, dass jetzt erst die Feinheiten besprochen werden. Zum Beispiel, dass Sie Ihr Einstiegsgehalt endgültig aushandeln. Die getroffenen Vereinbarungen werden in diesem Fall zwar in den Arbeitsvertrag aufgenommen. Nur bekommen Sie diesen erst nachträglich, wenn er fertig ist.

Übrigens: Sie müssen den Arbeitsvertrag nicht sofort unterschreiben. Wenn Sie sich alles in Ruhe durchlesen wollen, können Sie sich etwas Zeit erbitten. Ein Personaler wird dafür Verständnis haben. Zumal er sehr wohl weiß, dass Sie ein wichtiges Dokument unterzeichnen.

Arbeitsplatz aufsuchen

Gegen Ende des Einstellungsgesprächs wird Ihnen der Personaler oft mitteilen, wie die ersten Arbeitstage ablaufen werden. Außerdem wird er Sie vielleicht an Ihrem künftigen Arbeitsplatz herumführen und Ihnen Ihre Kollegen vorstellen.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, selbst wenn der Personaler nicht vor Ort bleibt. Schauen Sie sich alles an und wechseln Sie ein paar Sätze mit Ihren neuen Kollegen. So hinterlassen Sie einen guten ersten Eindruck, der Ihnen den Start erleichtern wird. Außerdem kann gut sein, dass es sich hierbei um einen letzten kleinen Test handelt – und sich der Personaler im Nachhinein erkundigt, wie Sie auf die Kollegen gewirkt haben.

Welche Fehler können mir beim Einstellungsgespräch unterlaufen?

Natürlich ist die Einladung zum Einstellungsgespräch ein Riesenerfolg. Aber Sie sollten sich Ihrer Sache (noch) nicht zu sicher sein. Solange der Arbeitsvertrag nicht unterschrieben bei Ihnen Zuhause im Aktenschrank steht, kann noch eine Absage kommen. Und viele Bewerber haben die fast schon vorhandene Zusage wieder verspielt, weil sie Einstellungsgespräche zu locker genommen haben.

Wichtig deshalb, dass Sie die gleichen Regeln einhalten wie im gesamten Auswahlverfahren:

  • Kommen Sie pünktlich zum Einstellungsgespräch.
  • Wählen Sie ein angemessenes Outfit und achten Sie auf ein gepflegtes Erscheinungsbild.
  • Begrüßen Sie die Anwesenden höflich.
  • Treten Sie professionell und freundlich auf.
  • Halten Sie Blickkontakt, lächeln Sie und zappeln Sie nicht nervös herum.
  • Bleiben Sie authentisch und geben Sie sich selbstbewusst.
  • Lassen Sie keine Zweifel an Ihrer Motivation und Ihrem Interesse an dem Job aufkommen.
  • Erwecken Sie auf keinen Fall den Eindruck, dass Sie das Einstellungsgespräch als reine Formsache sehen und sich deshalb auch nicht darauf vorbereitet haben.

Und:

Auch wenn Sie den Job auf jeden Fall wollen, sollten Sie keine zu großen Zugeständnisse machen. Wenn Sie kommentarlos in Bedingungen einwilligen, die deutlich von Ihren ursprünglichen Forderungen abweichen, macht Sie das nicht sehr glaubwürdig. Denn entweder haben Sie vorher zu hoch gepokert oder Sie sind verzweifelt.

Natürlich tun Sie sich mit überzogenen Vorstellungen genauso keinen Gefallen. Doch wenn Sie den Vertrag erst einmal unterschrieben haben, werden Nachverhandlungen schwierig.

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