Ein Personalauswahlverfahren kann verschiedene Bausteine umfassen.
Wenn ein Unternehmen einen neuen Mitarbeiter sucht, würde es natürlich am liebsten den Kandidaten finden, der fachlich perfekt ist und menschlich optimal ins Team passt. So einen idealen Bewerber zu finden, ist jedoch nicht ganz einfach. Umso wichtiger ist ein durchdachtes und strukturiertes Personalauswahlverfahren. Dabei sollte der Fokus dann auch nicht nur auf den formalen und fachlichen Kriterien liegen. Vielmehr darf auch die menschliche Komponente nicht zu kurz kommen. Wir erklären, auf welche Instrumente die Personalabteilung dafür zurückgreifen und wie sie bei der Personalauswahl konkret vorgehen kann.
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Die Personalauswahl gehört zu den zentralen Aufgaben bei der Beschaffung von Personal. Durch sie möchte ein Unternehmen den Bewerber finden und auswählen, der am besten zur ausgeschriebenen Stelle passt. Dabei gibt es verschiedene Verfahren, die zum Einsatz kommen können. Und je nach Methode kann das Unternehmen dann Rückschlüsse auf die fachliche und die persönliche Eignung des Bewerbers ziehen.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie das Personalauswahlverfahren ablaufen kann und welche Faktoren dabei eine Rolle spielen.
Warum die richtige Personalauswahl sehr wichtig ist
Entscheidet sich ein Arbeitgeber für den falschen Bewerber, kann dieser Fehler unangenehme und teure Folgen haben. Denn es kann folgendes passieren:
- Der neue Mitarbeiter und das bestehende Team passen nicht zueinander. Dadurch klappt die Zusammenarbeit nicht und das Betriebsklima leidet.
- Die Leistungen des neuen Mitarbeiters bleiben hinter den Erwartungen zurück oder es stellt sich heraus, dass die fachlichen Qualifikationen nicht ausreichen. Beides führt dazu, dass die Arbeiten und Aufträge nicht so erledigt werden, wie es eigentlich notwendig wäre.
- Müssen sich die Wege wieder trennen, muss die Personalsuche von vorne beginnen. Das Unternehmen hat durch das missglückte Recruiting aber einerseits Geld verloren und andererseits zeitliche Ressourcen verschwendet.
Dabei löst eine Fehlentscheidung meist zwei Fehler aus. Das ist zum einen der sogenannte Alpha-Fehler. Er besteht darin, dass das Unternehmen einen ungeeigneten Bewerber aussucht.
Zum anderen gibt es den Beta-Fehler. Er liegt vor, wenn das Unternehmen geeigneten und qualifizierten Bewerbern absagt. Ein gut organisiertes Personalauswahlverfahren will genau solche Probleme vermeiden.
1. Schritt bei der Personalauswahl: Vorauswahl anhand der Bewerbungsunterlagen
Nachdem die Personalabteilung das Stellenprofil definiert und die Stellenanzeige veröffentlicht hat, werden die ersten Bewerbungen nicht lange auf sich warten lassen. Als Personaler können Sie nun damit beginnen, die Unterlagen zu sichten und eine erste Vorauswahl zu treffen.
Am besten gehen Sie dabei nach einem bestimmten Schema vor. Auf diese Weise können Sie die Bewerbungen nämlich miteinander vergleichen und gleichzeitig ermitteln, welche Kandidaten im Rennen bleiben. Wichtig an dieser Stelle sind vor allem folgende Fragen:
Vollständige Unterlagen
Ist die Bewerbungsmappe komplett? Hat der Bewerber Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse und andere relevante Unterlagen eingereicht?
Sind auch solche Dokumente vorhanden, die in der Stellenanzeige ggf. zusätzlich angefordert wurden? Das können zum Beispiel ein Führungszeugnis, eine Arbeitsprobe oder ein Motivationsschreiben sein.
Eindruck
Welchen Gesamteindruck vermittelt die Bewerbung? Kann der Bewerber seine Motivation für die Stelle aufzeigen? Sind die Unterlagen aussagekräftig und ansprechend? Oder hat der Bewerber nur auf die Schnelle irgendwelche Text-Bausteine und Standard-Floskeln aneinandergereiht?
Werdegang
Beschreibt der Lebenslauf den bisherigen Werdegang nachvollziehbar und vollständig? Gibt es Lücken oder Brüche und wenn ja, wie erklärt der Bewerber sie?
Fachliche Eignung
Gleichen Sie die fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen des Bewerbers mit dem Anforderungsprofil für die Stelle ab. Dabei spielen zum einen der Schulabschluss, die berufliche Ausbildung und mögliche Weiterbildungen eine Rolle. Zum anderen sollten Sie die praktische Berufserfahrung berücksichtigen, die der Bewerber einbringen kann.
Verfügt der Bewerber über zusätzliche Kenntnisse, die zwar nicht verlangt sind, aber durchaus vorteilhaft sein könnten, sollten Sie sich eine Notiz dazu machen. Und generell ist es sinnvoll, Muss- und Kann-Kriterien festzulegen. Muss-Kriterien sind Kompetenzen, die unbedingt notwendig sind. Im Unterschied dazu sind Kann-Kriterien nützliche Pluspunkte.
Und: Sind Sie bei der Einschätzung der fachlichen Eignung unsicher, besprechen Sie sich mit dem zuständigen Abteilungsleiter. Er kann am besten beurteilen, ob die Qualifikationen ausreichen oder ob nicht.
Die Bewertung der Unterlagen
Es wird leichter, die Bewerbungsmappen auszuwerten und eine Vorauswahl zu treffen, wenn Sie mit einem Noten- oder Punktesystem arbeiten. Dafür gewichten Sie die verschiedenen Kriterien, ordnen ihnen einen Wert zu und bilden daraus dann eine Gesamtnote. Auf dieser Basis können Sie anschließend eine Analyse nach dem ABC-Prinzip durchführen:
- A-Bewerber erfüllen alle Anforderungen. Sie nehmen deshalb am weiteren Auswahlverfahren teil.
- B-Bewerber sind zwar grundsätzlich geeignet, werden dem Anforderungsprofil aber nur mit Abstrichen gerecht. Daher werden sie berücksichtigt, wenn kein A-Kandidat eingestellt werden kann oder eine andere Stelle frei wird, die besser passt.
- C-Bewerber kommen für die Position nicht in Frage. Ihnen können Sie direkt absagen.
2. Schritt im Personalauswahlverfahren: Interne Besprechungen
Nachdem Sie anhand der Bewerbungsmappen eine erste Vorauswahl getroffen haben, sollten Sie mit der entsprechenden Fachabteilung abstimmen, welche Bewerber zum Vorstellungsgespräch und/oder Tests eingeladen werden. Denn grundsätzlich sollte die Abteilung, in der der neue Kollege eingesetzt wird, ein Mitspracherecht haben.
Die Anzahl der Kandidaten, die an den Personalauswahlverfahren teilnehmen sollen, richtet sich zum einen danach, wie viele Bewerber überhaupt in die nähere Auswahl kommen. Zum anderen spielen die zeitlichen Ressourcen eine Rolle.
Behalten Sie im Hinterkopf, dass Sie allein für ein Vorstellungsgespräch etwa eine Stunde einplanen sollten. Zusammen mit der Vorbereitung und Nacharbeit summiert sich der Zeitaufwand auf rund zwei Stunden. Setzen Sie neben dem Bewerbungsgespräch noch andere Personalauswahlinstrumente ein, erhöht sich die Zeit, die Sie investieren müssen, entsprechend. Außerdem wird auch die Organisation deutlich umfangreicher.
3. Schritt im Personalauswahlverfahren: Bewerbungsgespräch und andere Tests
Das Bewerbungsgespräch gehört zu den wichtigsten Personalauswahlinstrumenten überhaupt. Das persönliche Gespräch bietet Ihnen die Chance, den Bewerber näher kennenzulernen und etwas über seine Motivation, seine beruflichen Ziele und ihn als Mensch zu erfahren.
Auf der anderen Seite hat der Bewerber die Möglichkeit, sich genauer über die Stelle und das Unternehmen zu informieren und seine Fragen loszuwerden. Dadurch bietet das Interview auch die Gelegenheit, die gegenseitigen Erwartungen abzuklären.
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Ein paar Tipps fürs Vorstellungsgespräch
Damit das Bewerbungsgespräch die gewünschten Erkenntnisse liefert, sollten Sie folgende Tipps beherzigen:
- Holen Sie sich für das Gespräch einen Kollegen dazu. Das kann ein anderer Personaler oder ein Vertreter aus der Abteilung sein, für die der Bewerber eingestellt werden soll. Später können Sie abgleichen, ob sich Ihr Eindruck mit dem Ihres Kollegen deckt.
- Beginnen Sie das Gespräch mit lockerem Smalltalk. So schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre.
- Stellen Sie sich und Ihren Kollegen vor. Anschließend sollten Sie kurz über das Unternehmen und die Stelle erzählen.
- Geben Sie anschließend dem Bewerber die Gelegenheit, sich vorzustellen.
- Gehen Sie danach die Fragen durch, die Sie sich im Vorfeld zurechtgelegt haben. Erkundigen Sie sich dabei zum Beispiel nach beruflichen Stationen, fachlichem Wissen, praktischer Erfahrung, Lücken im Lebenslauf oder Zukunftsplänen.
- Versuchen Sie außerdem, den Bewerber als Mensch kennenzulernen. Was sind seine Stärken? Welche Interessen hat er?
- Achten Sie generell darauf, dass der Bewerber einen höheren Redeanteil hat als Sie. Das Gespräch soll zwar ein Dialog und kein Kreuzverhör werden. Trotzdem ist Ihr Ziel, etwas über den Bewerber zu erfahren.
- Räumen Sie dem Bewerber die Chance ein, seine Fragen zu stellen.
- Zum Schluss erklären Sie dem Bewerber, wie das Auswahlverfahren weitergeht und wann er mit einer Entscheidung rechnen kann.
Planen Sie zwischen zwei Terminen immer eine Pause ein. Dadurch können Sie sich direkt nach dem Gespräch die wichtigsten Punkte notieren. Das ist wichtig, weil Sie nach mehreren Interviews wahrscheinlich nicht mehr alle Details im Kopf haben werden.
Außerdem gibt Ihnen die Pause die Möglichkeit, kurz durchzuatmen. So können Sie dann wieder aufmerksam und konzentriert ins nächste Gespräch gehen.
Weitere Instrumente im Personalauswahlverfahren
Das Vorstellungsgespräch spielt eine entscheidende Rolle bei der Personalauswahl und gehört deshalb immer dazu. Doch es gibt noch einige andere Instrumente und Methoden, auf die Sie im Personalauswahlverfahren zurückgreifen können:
Vorstellungsrunde
Führen Sie den Bewerber an den künftigen Arbeitsplatz und stellen Sie ihn den Kollegen vor. Diese können dem Bewerber Fragen stellen und ihm alles zeigen. Sie können die Unterhaltung entweder beobachten oder sich später ein Feedback einholen. Auf diese Weise finden Sie heraus, ob es zwischenmenschlich passt und der Bewerber Teil des Teams werden könnte.
Arbeitsproben
Vor allen in handwerklichen und kreativen Berufen kann eine Arbeitsprobe Aufschluss über den Stil und die Qualität der Arbeit des Bewerbers geben. So eine Arbeitsprobe können Sie schon im Rahmen der Bewerbung anfordern. Eine andere Möglichkeit ist, dass Sie dem Bewerber vor Ort einen Mini-Auftrag erteilen, den er nach Anweisung durchführen soll.
Fragebogen
Ein biographischer Fragebogen liefert Ihnen Informationen, die über den Lebenslauf hinausgehen. Denn hier geht es nicht nur um den Werdegang. Stattdessen können Sie auch in Erfahrung bringen, wie es zum Beispiel mit der Motivation und der Weiterbildungsbereitschaft aussieht.
Referenzen
Wenn es um eine Position geht, durch die der Bewerber Führungskraft oder Manager wird, ist die Vorlage oder das Einholen von Referenzen üblich. Lassen Sie sich dafür das Okay des Bewerbers geben und telefonieren Sie mit früheren Arbeit- oder Auftraggebern. Solche Gespräche können aufschlussreicher sein als jede Bewerbungsmappe und jeder Test.
Einstellungstest
Einstellungs- und Eignungstests sind Testverfahren, die sich meist aus mehreren Einzeltests zusammensetzen. Dazu zählen Wissens-, Leistungs-, Intelligenz- und Persönlichkeitstests.
Durch viele verschiedene Aufgaben können Sie einerseits die Allgemeinbildung und die fachliche Eignung prüfen. Andererseits ermitteln die Tests die Intelligenz und Soft Skills wie das Konzentrationsvermögen, die Merkfähigkeit oder den Umgang mit Druck. Psychologische Tests wiederum nehmen die Persönlichkeit und den Charakter des Bewerbers unter die Lupe.
Assessment Center (AC)
Das AC ist ein Personalauswahlverfahren, das sich aus mehreren Modulen zusammensetzt. Ein Baustein davon ist das Jobinterview, das dem klassischen Vorstellungsgespräch ähnelt. Oft wird das Gespräch aber als strukturiertes oder teilstrukturiertes Interview geführt. Dafür gibt es einen festen Fragenkatalog und allen Bewerbern werden die gleichen Fragen in derselben Reihenfolge gestellt.
Daneben kann ein AC Einzel- und Gruppenaufgaben beinhalten. Die Postkorbübung, Rollenspiele und Gruppendiskussionen sind typische Übungen. Beliebt sind zudem Fallbeispiele. Hier wird mehreren Bewerbern eine Situation geschildert, für die sie gemeinsam eine Lösung erarbeiten müssen.
Ein Assessment Center gibt Aufschluss darüber, wie der Bewerber gegenüber anderen auftritt. Es bringt Faktoren wie Teamfähigkeit, Kompromissbereitschaft und Durchsetzungsvermögen ans Licht. Auch das Ausdrucksvermögen und Handlungskompetenzen werden geprüft.
Probearbeit
Sie können den Bewerber dazu einladen, einen halben oder einen ganzen Tag zur Probe zu arbeiten. Der Bewerber kann sich dadurch einen Einblick verschaffen und seine Vorstellungen vom Job überprüfen. Sie wiederum können sich ein Bild von der Arbeitsweise, der Einstellung, den Fähigkeiten und der Auffassungsgabe des Bewerbers machen.
4. Schritt im Personalauswahlverfahren: Entscheidung
Wie umfangreich Sie das Personalauswahlverfahren gestalten, orientiert sich letztlich am Kosten-Nutzen-Verhältnis. In einem kleinen Betrieb wird es oft weder sinnvoll noch möglich sein, Eignungstests durchzuführen, die sich über mehrere Tage erstrecken. Andersherum kann ein großer Konzern die Anzahl der Bewerber durch Einstellungstests deutlich reduzieren, so dass am Ende nur wenige Kandidaten für die Vorstellungsgespräche übrig bleiben.
Haben alle geeigneten Bewerber das Personalauswahlverfahren durchlaufen, wird es jedenfalls Zeit für die endgültige Entscheidung. Dabei stützen Sie sich natürlich auf die Erkenntnisse, die aus den Unterlagen, dem Interview und möglichen Tests gewonnen haben. Aber Sie sollten auch auf Ihr Bauchgefühl hören.
Haben Sie bei einem Bewerber ein komisches Gefühl, sollten Sie ihn besser nicht einstellen. Denn selbst beste Zeugnisse und umfangreiche Qualifikationen bringen am Ende nicht viel, wenn der neue Mitarbeiter einfach nicht ins Team passt.
Andersherum kann ein Bewerber, der als Person punktet, die optimale Wahl sein. Fachliche Schwächen lassen sich schließlich mit einer gezielten Weiterbildung beheben.
Ein Tipp zum Schluss
Auch wenn Sie sich für einen Bewerber entschieden haben, sollten Sie mit den endgültigen Absagen für die anderen Kandidaten noch etwas abwarten. Immerhin ist möglich, dass es sich der Bewerber inzwischen anders überlegt hat. Oder dass er nach wenigen Tagen hinschmeißt. Haben Sie dann Alternativen zur Hand, können Sie auf einen anderen Bewerber zurückgreifen, ohne dass das Auswahlverfahren von vorne beginnen muss.
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