
Auch wenn es keinen einheitlichen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte gibt, basieren die Auswahlverfahren auf dem gleichen Muster.
In der öffentlichen Verwaltung werden Bewerber:innen oft durch einen Einstellungstest oder ein Assessment-Center ausgewählt. Mithilfe verschiedener Testverfahren möchte sich die Behörde einen umfassenden Eindruck von Ihren Kenntnissen und Fähigkeiten verschaffen. Außerdem soll der Test Ihre Eignung für eine Tätigkeit in der Verwaltung feststellen und bewerten. Damit er die gewünschten Erkenntnisse liefert, ist der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte nach einem bestimmten Schema aufgebaut.
Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte
Spannende und vielfältige Aufgaben, ein sicherer Arbeitsplatz mit guten Aufstiegschancen, attraktive Arbeitszeiten, eine faire Vergütung: Für einen Job im öffentlichen Verwaltungsdienst gibt es einige gute Gründe.
Dabei gliedert sich die öffentliche Verwaltung in mehrere Ebenen und deckt ein weites Spektrum ab. Deshalb braucht sie viele engagierte Mitarbeiter:innen. Trotzdem sind die Ausbildungs- und Arbeitsplätze begrenzt. Um die richtigen Bewerber:innen auszuwählen und dabei nicht nur objektiv zu entscheiden, sondern auch die Chancengleichheit zu wahren, nutzen die Behörden standardisierte Eignungsauswahlverfahren.
Möchten Sie sich die Chance auf eine Zusage sichern, müssen Sie also zunächst einmal den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte erfolgreich hinter sich bringen. Und was Sie zum Verwaltungstest wissen sollten, erfahren Sie jetzt!
Wieso gibt es überhaupt einen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte?
Dass Ämter, Behörden, Ministerien und andere öffentliche Einrichtungen mit Auswahlverfahren arbeiten, hat mehrere Gründe. Einer der wichtigsten Gründe ist, dass der Eignungstest ein umfangreiches Bild über Ihre Kenntnisse und Fähigkeiten liefert. Verschiedene Fragen und Übungen zeigen auf, welche Bereiche Ihnen gut liegen und was Ihnen schwerer fällt. Die Mischung aus unterschiedlichen Aufgabentypen lässt Rückschlüsse darauf zu, ob Sie trotz Zeit- und Leistungsdruck konzentriert bleiben und sich schnell auf wechselnde Situationen einstellen können.
Gleichzeitig sorgt der Einstellungstest aber natürlich auch dafür, dass sich die Anzahl der Bewerber:innen, die für eine Zusage infrage kommen, verkleinert. Denn wer den Test nicht besteht, ist aus dem Rennen.
Dabei ist die Beurteilung objektiv und absolut fair. Alle Bewerber:innen durchlaufen das gleiche Verfahren unter identischen Bedingungen. Der schriftliche Prüfungsteil findet in aller Regel computergestützt statt und auch für die mündlichen Abschnitte gibt es festgelegte Bewertungskriterien. Dadurch können die Leistungen gemessen und verglichen werden. Die zwischenmenschliche Komponente beeinflusst das Ergebnis praktisch nicht.
Wie läuft der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte ab?
Obwohl die Auswahlverfahren im öffentlichen Dienst standardisiert sind, gibt es nicht den einen Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte. Das liegt ganz einfach daran, dass ein Eignungstest immer auf die Tätigkeit zugeschnitten ist, um die es geht.
Bewerben Sie sich zum Beispiel im örtlichen Rathaus, brauchen Sie etwas andere Kompetenzen als in einer Bundesbehörde. Einen Unterschied macht auch, ob Sie sich für einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellte/r, einen Studienplatz als Diplomverwaltungswirt/-in oder eine Anstellung als Berufserfahrene/r interessieren. Ob Sie eine Beamtenlaufbahn einschlagen oder als Tarifangestellte/r tätig werden möchten, spielt ebenfalls eine Rolle.
Doch obwohl die inhaltlichen Schwerpunkte der Einstellungstests variieren, ist der Ablauf gleich. So findet zunächst eine Vorauswahl statt. Dabei schaut sich die Behörde Ihre Bewerbungsunterlagen an und prüft, ob Sie die formalen Voraussetzungen für eine Einstellung erfüllen. Ist das der Fall und macht Ihre Bewerbung auch ansonsten einen guten Eindruck, werden Sie zum schriftlichen Einstellungstest eingeladen.
Die schriftliche Prüfung findet direkt bei der Behörde, im Testzentrum eines Dienstleisters oder online statt. Bei einem Online-Test nehmen Sie von Ihrem Rechner daheim aus am Einstellungstest teil. Haben alle Bewerber:innen den Test abgelegt, erstellt die Behörde auf Basis der Testergebnisse eine Rangliste. Haben Sie eine bestimmte Platzierung erreicht, sind Sie eine Runde weiter.
Das Herzstück vom mündlichen Abschnitt ist das Vorstellungsgespräch. Hier geht es darum, Sie persönlich kennenzulernen und etwas über Ihre Motivation zu erfahren. Je nach Auswahlverfahren kann die mündliche Prüfung auch noch ein Rollenspiel, eine Gruppenaufgabe, eine Diskussionsrunde oder einen Kurzvortrag enthalten.
Ist das Eignungsauswahlverfahren komplett abgeschlossen, steht die endgültige Rangliste fest. Waren Ihre Leistungen so gut, dass Sie weit genug vorne in der Liste stehen, bekommen Sie Ihre Zusage.
Welche Inhalte hat der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte?
Der Einstellungstest soll feststellen, ob Sie fachlich und persönlich für die Tätigkeit als Verwaltungsfachangestellte/r geeignet sind. Spezielles Fachwissen zum Verwaltungswesen und Büromanagement, das tief ins Detail geht, fragt der Test aber nicht ab. Als Bewerber:in können Sie solche Interna schließlich oft gar nicht wissen.
Deshalb sind die Tests auch sehr ähnlich. Im Prinzip ist es wie beim Vorstellungsgespräch. Um an die gewünschten Informationen zu kommen, stellt der Personaler bestimmte Fragen. Zwar kann er diese unterschiedlich formulieren, aber das Ziel dahinter bleibt gleich.
So wie es beim Bewerbungsgespräch typische Fragen gibt, gibt es auch im Eignungstest gängige Aufgabentypen. Dabei behandeln die Testfragen und Übungen im Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte im Wesentlichen fünf große Bereiche:
Sprachliche Fähigkeiten
Einen zentralen Schwerpunkt bildet die deutsche Sprache. Denn im Verwaltungsalltag ist sie Ihr wichtigstes Werkzeug. Wenn Sie Bürger:innen Auskünfte erteilen, Bescheide erstellen, Anträge bearbeiten, Akten führen oder Vorschriften anwenden, müssen Sie die deutsche Sprache sicher und fehlerfrei einsetzen können.
Im Einstellungstest beantworten Sie Fragen zur Rechtschreibung, zur Grammatik, zur Zeichensetzung und zum Wortschatz. Daneben kommen Aufgaben vor, die sich mit dem Textverständnis und dem Ausdrucksvermögen befassen. Teilweise schreiben Sie außerdem ein Diktat oder einen kurzen Aufsatz.
Auch Ihre Englischkenntnisse können überprüft werden. Denn Gesetze, Vorschriften und Richtlinien, die EU-weit gelten, sind meistens auf Englisch verfasst. Zudem arbeiten Sie, je nach Position, mit ausländischen Dienststellen und Behörden zusammen. Hinzu kommt, dass zumindest Grundkenntnisse in Englisch zur Allgemeinbildung gehören. Im Test geht es in den Englischaufgaben hauptsächlich um Wortschatz und Grammatik.
Mathematik
Verwaltungsfachangestellte sollten mit Zahlen genauso sicher umgehen können wie mit Worten. Rechnungen, Abgabenbescheide, Fördermittel und Haushaltspläne sind feste Bestandteile im Tagesgeschäft. Außerdem müssen Sie auch im Alltag ständig rechnen.

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Im Verwaltungsdienst berechnen Sie Abgaben, Leistungen und Fördermittel zwar nicht im Kopf, sondern mithilfe entsprechender Computerprogramme. Trotzdem müssen Sie die Grundlagen beherrschen. Der Einstellungstest überprüft dazu klassisches Schulwissen. Deshalb geht es in den Aufgaben um die Grundrechenarten, den Dreisatz, die Bruch- und Prozentrechnung sowie Textaufgaben. Kettenrechnungen, Schätzaufgaben und das Umrechnen von Einheiten sind ebenfalls Klassiker.
Allgemein- und Fachwissen
Durch Fragen zum Allgemeinwissen kann sich die Behörde einen Eindruck von ihrem generellen Bildungsstand verschaffen. Außerdem kann sie einschätzen, ob Sie vielseitig interessiert sind und verfolgen, was um Sie herum geschieht. Für die Behörde sind solche Erkenntnisse wichtig. Denn sie geht davon aus, dass jemand, der offen und bereit ist, seinen Horizont stetig zu erweitern, diese Aufgeschlossenheit und Lernbereitschaft auch im Beruf an den Tag legen wird.
Im Einstellungstest können die Fragen zur Allgemeinbildung sehr breitgefächert sein. Mit Fragen zu Landeskunde, Staat und Politik sowie Geschichte sollten Sie auf jeden Fall rechnen. Dazu kommen Testfragen, die von den Naturwissenschaften über Kunst und Kultur bis hin zu Sport so ziemlich alle Themen abdecken können.
Daneben kann der Einstellungstest einige Fragen zum Fachwissen enthalten. Hier geht es dann zum Beispiel um Fachbegriffe, typische Verwaltungsvorgänge oder Organisationsstrukturen. Es sind aber alles Fragen, die Sie mit etwas Recherche über den Verwaltungsberuf gut beantworten können. Denn darauf zielen die Fragen letztlich auch ab. Die Behörde möchte nämlich herausfinden, wie ernst es Ihnen mit Ihrem Berufswunsch ist.
Logisches Denken
Im Verwaltungsalltag erfassen Sie Inhalte, verknüpfen diese mit Rechtsvorschriften und treffen auf dieser Basis Entscheidungen. Dazu müssen Sie Muster erkennen, Zusammenhänge herstellen und die richtigen Schlussfolgerungen ziehen können.
Der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte überprüft solche Fähigkeit mit sprachlichen, numerischen und visuellen Übungen. Oft sind dabei dann auch nicht nur Logik, sondern ebenso abstraktes Denken und räumliches Vorstellungsvermögen gefragt. Typische Aufgabenarten bestehen aus Buchstaben- und Zahlenreihen, Matrizen, Analogien und Würfelaufgaben. Auch Fehlerbilder, Flussdiagramme und Faltvorlagen kommen oft vor.
Leistungsfähigkeit
Bei der Leistungsfähigkeit geht es zum einen darum, wie Sie mit Zeit- und Leistungsdruck zurechtkommen. Zum anderen fällt Ihre Arbeitsweise ins Gewicht. Die Testfragen zielen auf Aspekte wie Konzentration, Merkfähigkeit, Orientierung und Bearbeitungstempo ab.
Zu typischen Aufgaben gehört zum Beispiel, dass Sie Listen auf Fehler überprüfen, Bausteine erkennen, Wörter puzzeln oder sich Steckbriefe einprägen sollen. Dabei sind die Aufgaben als solche nicht besonders schwer. Die Herausforderung ist vor allem, dass Sie für viele Aufgaben nur sehr wenig Zeit haben. Deshalb ist umso wichtiger, dass Sie konzentriert und systematisch vorgehen, um sich nicht zu verzetteln und Flüchtigkeitsfehler zu vermeiden.
Wie kann ich mich auf den Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte vorbereiten?
In der öffentlichen Verwaltung gibt es für so ziemlich alles klare Regelungen. Die verschiedenen Abläufe und Vorgänge unterliegen verbindlichen Richtlinien. Es ist genau definiert, welches Ressort für welche Aufgaben zuständig ist und wie viele Mitarbeiter:innen in einer Abteilung arbeiten. Freie Stellen werden öffentlich ausgeschrieben und nach Ablauf der Bewerbungsfrist beginnt das vorher festgelegte Auswahlverfahren.
Auch der Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte als solcher ist standardisiert. Zwar haben die Tests je nach Behörde und angestrebter Position unterschiedliche Schwerpunkte. Außerdem können Sie natürlich nicht wissen, welche Testfragen genau drankommen werden. Aber das ist nicht schlimm. Denn im Eignungstest begegnen Ihnen bestimmte Aufgabenarten.
Wichtig ist das vor allem bei den Aufgaben zum logischen Denken und zur Leistungsfähigkeit. Hinter diesen Testfragen steckt immer ein bestimmtes Schema. Wenn Sie dieses Muster erkannt haben, sind die Übungen nicht mehr so schwierig. Allerdings werden Sie im Einstellungstest keine Zeit haben, die Aufgaben erst zu analysieren, um herauszufinden, was gemeint sein könnte.
Letztlich ist es wie in der Mathematik. Hier lernen Sie auch keine Aufgaben mit Zahlen oder Werten auswendig, sondern üben, die dazugehörige Formel anzuwenden und den Rechenweg durchzuführen. Dasselbe Prinzip gilt für die Vorbereitung auf den Einstellungstest.
Trainieren Sie deshalb mit Beispielen und Übungsaufgaben. Wenn Sie dann noch Ihr Wissen in Bereichen wie Rechtschreibung und Allgemeinbildung auf Vordermann bringen und sich gründlich über Ihren künftigen Tätigkeitsbereich informieren, sind Sie für den Einstellungstest bestens gewappnet.
Beispielfragen aus dem Einstellungstest für Verwaltungsfachangestellte
1. Welche Schreibweisen sind zulässig?
2. Bitte vervollständigen Sie die Wörter.
FERN__HZ__TUN_
STE__OANL_GE
BI__ERRA_M_N
L__TPOS_
Z_GARE__EN__USE
RA__HVE__OT
3. Wie geht die Zahlenreihe weiter?
390.625 625 25 ?
a) 0
b) 5
c) 20
d) 1
4. Frau Jung hat weniger Anträge bearbeitet als Frau Schmidt. Frau Schmidt hat mehr Anträge bearbeitet als Frau Müller. Frau Müller und Frau Fischer haben die gleiche Anzahl geschafft. Frau Schmidt hat mehr Anträge geschafft als Frau Fischer, aber Frau Fischer hat mehr Anträge bearbeitet als Frau Jung. Welche Dame war am fleißigsten?
a) Frau Jung
b) Frau Schmidt
c) Frau Müller
d) Frau Fischer
5. Wenn 6 Handwerker für die Fertigstellung eines Auftrags 32 Tage benötigen, wie lange bräuchten 8 Handwerker?
Lösung: ____________?
6. Wann trat das Grundgesetz in Kraft?
a) 1949
b) 1952
c) 1989
d) 2002
7. Wen löste Olaf Scholz als Bundeskanzler ab?
a) Gerhard Schröder
b) Helmut Kohl
c) Angela Merkel
d) Wolfgang Schäuble
8. Der Internationale Gerichtshof sitzt in … ?
a) Berlin
b) Den Haag
c) Brüssel
d) Straßburg
9. Wie heißt die Hauptstadt von Albanien?
a) Belgrad
b) Bukarest
c) Sofia
d) Tirana
10. Wer war der Autor von “Die Leiden des jungen Werther”?
a) Schiller
b) Goethe
c) Lessing
d) Kleist
Einstellungstest Verwaltungsfachangestellte Lösungen:
1.) a, c
2.) Fernsehzeitung, Stereoanlage, Bilderrahmen, Zigarettenpause, Rauchverbot
3.) b (Wurzel)
4.) b
5.) 24 Tage
6.) a
7.) c
8.) b
9.) d
10.) b