Der Einstellungstest für Sachbearbeiter:innen berücksichtigt das künftige Tätigkeitsfeld.
Sie möchten gerne in einem klassischen Büroberuf tätig werden und haben dabei das Berufsbild des Sachbearbeiters bzw. der Sachbearbeiterin für sich entdeckt? In diesem Beitrag erfahren Sie, was ein/e Sachbearbeiter:in genau ist, welche Aufgaben der Beruf mit sich bringt und wo Sie in dieser Funktion arbeiten können. Außerdem erklären wir Ihnen, welche Voraussetzungen Sie mitbringen sollten und wie der Einstellungstest für Sachbearbeiter:innen abläuft.
Einstellungstest Sachbearbeiter
Sachbearbeiter:innen wirken in der Verwaltung mit und kümmern sich in den verschiedensten Sektoren bei Behörden und Unternehmen um bestimmte, regelmäßig wiederkehrende Vorgänge innerhalb ihres Aufgabengebietes. Sie begleiten administrative Abläufe und bereiten Informationen zu einem Sachverhalt auf, der anschließend an eine andere Abteilung weitergegeben wird. Wie die Berufsbezeichnung schon nahelegt, bearbeiten Sachbearbeiter:innen also tatsächlich Sachverhalte und Vorgänge.
Was genau machen Sachbearbeiter:innen?
Als Sachbearbeiter:in sind Sie für verwaltende, organisatorische und analytische Aufgaben in Ihrem Tätigkeitsbereich zuständig. Je nachdem, wo Sie arbeiten, kann Ihr Jobprofil dabei ganz unterschiedlich sein. Hier ein paar Beispiele:
- Im Bereich der Buchhaltung kümmern Sie sich um kaufmännische Belange. Sie verbuchen Geldein- und -ausgänge, überprüfen Rechnungen und führen Bilanz.
- In der Auftragssachbearbeitung erstellen Sie Angebote, nehmen Aufträge an und abwickeln diese ab. Sie stellen Rechnungen aus, kalkulieren Kosten und Preise, organisieren die Lieferungen und pflegen die Daten.
- Ist der Kundenservice Ihr Aufgabenbereich, sind Sie Ansprechpartner für Kund:innen, Lieferant:innen und Geschäftspartner:innen. Sie kümmern sich um die Kommunikation, beantworten Anfragen, erledigen die Post und bearbeiten Reklamationen.
- Arbeiten Sie in der Logistik, bearbeiten Sie Aufgaben im Bereich von Einkauf, Disposition und Transport.
- Im Datenmanagement erfassen, prüfen und pflegen Sie Daten zu Kund:innen, Materialien und Ersatzteilen. Sie führen Akten und sorgen dafür, dass die Daten stets aktuell sind.
- Sind Sie für das Qualitätsmanagement zuständig, stellen Sie sicher, dass die Produkte, Serviceleistungen und Abläufe die vorgegebenen Qualitätsstandards erfüllen.
- Im Personalwesen führen Sie Personalakten, erstellen Dienst- und Urlaubspläne und kümmern sich um die Auszahlung der Löhne und Gehälter.
Daneben gibt es noch viele weitere Aufgabenbereiche für Sachbearbeiter:innen. So zum Beispiel den Vertrieb, das Marketing, den Export oder das Controlling.
Wo arbeiten Sachbearbeiter:innen?
Sachbearbeiter:innen sind an den verschiedensten Stellen im Einsatz. So arbeiten sie zum einen in Ämtern, Behörden und anderen Einrichtungen des öffentlichen Dienstes. Zum anderen bieten Unternehmen in fast allen Branchen und Wirtschaftsbereichen Arbeitsplätze. Der Handel und die Industrie gehören genauso dazu wie der Finanzsektor, das Gesundheitswesen, die Dienstleistungssparte oder die Hotellerie. Auch Rechtsanwälte, Steuerberater oder Schulen und Universitäten beschäftigen Sachbearbeiter:innen.
Wie werde ich Sachbearbeiter:in?
Sachbearbeiter:in ist kein eigenständiges Berufsbild. Stattdessen handelt es sich um eine Funktion. Die Grundlage dafür bietet eine Ausbildung in diesem Bereich, zum Beispiel als Verwaltungsfachangestellte/r, Bürokauffrau/-mann, kaufmännische/r Assistent:in oder Industriekauffrau/-mann. Anschließend können Sie sich auf die Sachbearbeitung spezialisieren.
Bei der Ausbildung gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste Variante ist eine klassische Berufsausbildung in der freien Wirtschaft oder als Tarifangestellte/r im öffentlichen Dienst. Je nach Beruf dauert sie zwischen zwei und dreieinhalb Jahren.
Die andere Möglichkeit ist eine Beamtenlaufbahn. In diesem Fall steigen Sie meist in den mittleren Dienst ein. Die Ausbildung schließen Sie mit der Laufbahnprüfung ab und arbeiten anschließend als Beamter/-in im Bereich der Sachbearbeitung.
Denkbar ist aber auch ein Quereinstieg. Haben Sie bereits Berufserfahrung in einem ähnlichen Bereich gesammelt, können Sie in die Sachbearbeitung wechseln.
Welche Voraussetzungen sollte ich als Sachbearbeiter:in mitbringen?
Welche Anforderungen Sie erfüllen sollten, hängt immer von der Stelle ab, für die Sie sich bewerben. Je nach Arbeitgeber können die Voraussetzungen verschieden sein. Außerdem spielt natürlich eine Rolle, ob Sie sich um einen Ausbildungsplatz bewerben oder bereits berufliche Qualifikationen und Berufserfahrung mitbringen und sich für einen Arbeitsplatz interessieren. Grundsätzlich sind aber diese Kompetenzen wichtig:
- Im Umgang mit der deutschen Sprache sind Sie sicher. Sie können sich sowohl mündlich als auch schriftlich gut und fehlerfrei ausdrücken. Viele Arbeitgeber erwarten außerdem zumindest solide Grundkenntnisse in Englisch.
- Weil Sie als Sachbearbeiter:in viel mit Daten und Zahlen zu tun haben, sollten Sie rechnerische Fähigkeiten mitbringen.
- Sie sind mit den gängigen PC-Anwendungen vertraut und arbeiten gerne am Computer.
- Sie interessieren sich für Verwaltungsvorgänge, Vorschriften, Richtlinien und Gesetze.
- Eine sorgfältige und gewissenhafte Arbeitsweise ist sehr wichtig. Denn als Sachbearbeiter:in erledigen Sie oft Routineaufgaben, bei denen Sie konzentriert sein müssen. Auch Organisationstalent sollten Sie haben, damit Sie Ihre Arbeiten eigenständig und fristgerecht bewältigen können.
- Sie sind kontaktfreudig und arbeiten gerne im Team.
Geht es um einen Ausbildungsplatz, brauchen Sie meist einen mittleren Bildungsabschluss (Realschulabschluss). Für eine Beamtenlaufbahn müssen Sie zudem die beamtenrechtlichen Voraussetzungen erfüllen, die in Ihrem Bundesland gelten.
Wie läuft der Einstellungstest für Sachbearbeiter:innen ab?
Jeder Arbeitgeber entscheidet selbst darüber, wie er sein Bewerbungs- und Auswahlverfahren gestaltet. Aus diesem Grund kann es durchaus größere Unterschiede geben. Manchmal bleibt es bei einem Vorstellungsgespräch. Vor allem im öffentlichen Dienst und bei größeren Unternehmen ist aber ein Einstellungstest üblich. Er gliedert sich in einen schriftlichen und einen mündlichen Teil.
Der schriftliche Einstellungstest für Sachbearbeiter:innen
Die schriftliche Prüfung findet in aller Regel computergestützt statt. Sie nehmen also an einem PC-Test teil, der Fragen und Aufgaben aus mehreren Themenbereichen umfasst. Je nach Testverfahren handelt es sich um einen längeren Test, der die verschiedenen Aufgabenblöcke bündelt, oder um kürzere Einzeltests.
Inhaltlich befasst sich der Einstellungstest mit den Bereichen, die für die Tätigkeit als Sachbearbeiter:in relevant sind. Es geht aber weniger um spezifisches Fachwissen. Stattdessen überprüft der Test allgemeine Grundlagen, um Ihre grundsätzliche Eignung für den Beruf zu ermitteln. Zu den typischen Themenfeldern gehören deshalb diese:
Deutsch und Englisch
Als Sachbearbeiter:in arbeiten Sie ständig mit der deutschen Sprache. Die sprachlichen Kenntnisse bilden deshalb einen wichtigen Schwerpunkt im Einstellungstest.
Im Deutschtest beantworten Sie Fragen zu Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung. Andere Aufgaben sehen vor, dass Sie Sprichwörter ergänzen, Oberbegriffe, Gegenteile oder Synonyme finden, Fremdwörtern ihre Bedeutungen zuordnen oder Lückentexte vervollständigen. Um Ihr Textverständnis zu testen, lösen Sie Fragen zu einem vorgegebenen Text oder geben diesen in Ihren eigenen Worten wieder. In einigen Testverfahren schreiben Sie auch ein klassisches Diktat oder einen kurzen Aufsatz.
Je nach Tätigkeitsbereich brauchen Sie außerdem Englischkenntnisse. Diese überprüft der Eignungstest durch Fragen zu Grammatik, Wortschatz und Sprachverständnis.
- Einstellungstest Komplettkurs für alle Berufe
- Aktuelle Fragen aus diesem Jahr
- Alle Testfelder vorhanden
- Schritt-für-Schritt-Erklärungen aller Lösungen
- Online sofort durchführbar
- über 4500 aktuelle Fragen und Antworten
Mathematik
Weil das Finanz- und Rechnungswesen zum Tagesgeschäft gehört, müssen Sie als Sachbearbeiter:in souverän mit Zahlen umgehen können. Die Aufgaben im Einstellungstest behandeln Grundlagenwissen. Zu den typischen Themen gehören die Grundrechenarten, Textaufgaben und der Dreisatz, die Geometrie sowie das Rechnen mit Zinsen, Prozenten und Brüchen. Auch Schätzaufgaben, Kettenrechnungen und das Umrechnen von Einheiten kommen häufig vor.
Allgemeinbildung und Fachwissen
Im Bereich der Sachbearbeitung brauchen Sie ein breitgefächertes Wissen. Gleichzeitig sollten Sie lernbereit sein und sich für verschiedene Themen interessieren. Denn Abläufe, Vorschriften und Richtlinien ändern sich regelmäßig. Folglich müssen Sie ebenso regelmäßig Ihr Wissen auf Stand bringen und Neues dazulernen.
Im Bereich der Allgemeinbildung können Ihnen Fragen aus den verschiedensten Wissensgebieten begegnen. Zu den Schwerpunkten werden Politik, Gesellschaft, Wirtschaft und Geschichte gehören. Zusätzlich dazu können die Themen von IT und Technik über die Naturwissenschaften bis hin zu Erdkunde, Kultur, Musik, Literatur und Sport reichen.
Fragen zum Fachwissen sollen herausfinden, wie groß Ihr Interesse an Ihrem künftigen Aufgabenbereich ist. Inhalte, die tief ins Detail gehen und die Sie als Bewerber:in oft noch gar nicht kennen können, werden natürlich nicht abgefragt. Stattdessen behandeln die Fragen gängige Fachausdrücke, grundlegende Abläufe und Strukturen sowie typische Aufgaben und Zuständigkeiten.
Logik, Konzentration und Merkfähigkeit
Die Fragen und Übungen in diesem Testbereich sollen ermitteln, ob Sie logische Zusammenhänge erkennen und die richtigen Schlüsse daraus ziehen können. Außerdem sollen die Aufgaben zeigen, ob Sie trotz Anspannung und Zeitdruck aufmerksam und strukturiert vorgehen oder ob Sie unter Stress hektisch werden und zu Flüchtigkeitsfehlern neigen.
Zu den gängigsten Aufgabenarten gehören diese:
- Figuren-, Zahlen- und Buchstabenreihen fortsetzen
- Matrizen vervollständigen
- Würfelaufgaben lösen
- Formen und Faltvorlagen erkennen
- Logische Schlussfolgerungen ziehen
- Listen auf Fehler überprüfen
- Inhalte in Tabellen zuordnen oder markieren
- Stadtpläne oder Steckbriefe einprägen und später Fragen dazu beantworten
Ein paar Tipps zum Eignungstest
Fast alle Fragen werden als Multiple-Choice-Aufgaben gestellt. Sie müssen also keine eigenen Antworten formulieren, sondern wählen die richtige Lösung aus mehreren Antwortmöglichkeiten aus. Meistens ist nur eine Lösung richtig. Sollten ausnahmsweise mehrere Antworten stimmen, finden Sie einen entsprechenden Hinweis in der Aufgabenstellung.
Dass die Zeit beim Einstellungstest knapp bemessen ist, ist beabsichtigt. Denn der Eignungstest soll nicht nur Ihr Wissen prüfen, sondern auch Ihre Leistungsfähigkeit unter Anspannung. Trotzdem erwartet natürlich niemand übermenschliche Leistungen. Ein Einstellungstest ist gut zu bewältigen. Behalten Sie dafür diese Tipps im Hinterkopf:
- Bereiten Sie sich auf Einstellungstest vor. Üben Sie dazu mit Beispielaufgaben und Trainingstests. So machen Sie sich mit den verschiedenen Aufgabentypen vertraut und gewöhnen sich an die Prüfungssituation.
- Arbeiten Sie die Fragen aufmerksam, aber zügig durch. Wissen Sie eine Antwort nicht, raten Sie und machen Sie mit der nächsten Frage weiter. Dadurch verlieren Sie keine wertvolle Zeit.
- Achten Sie bei den Fragen und Lösungsmöglichkeiten auf jedes Wort. Oft entscheidet ein kleiner Begriff in der Formulierung über die richtige Lösung.
- Eine hilfreiche Strategie kann das Ausschlussprinzip sein. Dabei streichen Sie zunächst die Lösungen weg, die nicht infrage kommen. Danach müssen Sie sich nur noch zwischen den verbliebenen Antworten entscheiden.
- Werden Sie nicht nervös oder hektisch, wenn Sie merken, dass Ihnen die Zeit davonläuft. Der Test ist so konzipiert, dass es kaum möglich ist, alle Fragen richtig zu lösen. Um zu bestehen, müssen Sie nur eine bestimmte Quote erreichen.
Die mündliche Prüfung
Die mündliche Prüfung besteht im Wesentlichen aus einem Einzelgespräch. In diesem Interview möchte der Arbeitgeber Sie näher kennenlernen und etwas über Ihre Motivation erfahren. Warum wollen Sie als Sachbearbeiter:in arbeiten? Wieso haben Sie sich ausgerechnet für diesen Arbeitgeber entschieden? Welche Eigenschaften bringen Sie für den Job mit? Was sind Ihre Stärken und Schwächen? Welche beruflichen Ziele haben Sie? Solche Fragen sollten Sie schlüssig beantworten können.
Je nach Testverfahren können zum Vorstellungsgespräch noch weitere Aufgaben dazukommen. Das kann zum Beispiel ein Rollenspiel, eine Gruppenaufgabe oder eine Diskussionsrunde sein. Generell geht es im mündlichen Teil um Ihre Ausdrucksfähigkeit, Ihr Verhalten und Ihr Auftreten. Zusammen mit den Ergebnissen vom schriftlichen Test entsteht so ein umfassendes Bild.
Beispielfragen aus dem Einstellungstest für Sachbearbeiter:innen
1. Welche Schreibweise stimmt?
2. Welche Wörter sind richtig geschrieben?
a) Phantasie
b) Phantasi
c) Fantasie
d) Fanthasie
3. Herr Müller wohnt weiter entfernt als Herr Maier. Herr Schmidt wohnt weiter entfernt als Herr Klein, jedoch nicht so weit weg wie Herr Maier. Wer hat den kürzesten Arbeitsweg?
a) Herr Müller
b) Herr Maier
c) Herr Schmidt
d) Herr Klein
4. Bitte markieren Sie jeweils den Buchstaben A und geben Sie an, wie häufig er vorkommt.
BVGFAIZBNHDTAMLUTCBAAVBZEÖPLAWEABHITEVKPOABJURNHTREDANJI
5. Frau Jung hat einen Arbeitsweg von 7km, den sie im Sommer gerne mit dem Fahrrad fährt. Sie benötigt dafür 35 Minuten. Nun spielt sie mit dem Gedanken, in den Nachbarort zu ziehen, wodurch sich ihr Arbeitsweg auf 11km verlängert würde. Wie lange würde sie mit dem Fahrrad für diese Strecke brauchen?
a) 45 Minuten
b) 50 Minuten
c) 55 Minuten
d) 60 Minuten
6. Das aktive Wahlrecht in Deutschland erlangt jeder deutsche Staatsangehörige, wenn … ?
a) er das 14. Lebensjahr vollendet hat.
b) er das 18. Lebensjahr vollendet hat.
c) er das 21. Lebensjahr vollendet hat.
d) er einen entsprechenden Antrag stellt.
7. Die islamische Zeitrechnung beginnt mit der Flucht Mohammeds von Medina nach Mekka. Übertragen auf unsere Zeitrechnung war dies im Jahr … ?
a) 587 nach Christus
b) 622 nach Christus
c) 781 nach Christus
d) 832 nach Christus
8. Wie heißt die Landeshauptstadt von Rheinland-Pfalz?
a) Kaiserslautern
b) Mainz
c) Bonn
d) Ramstein
9. Der längste Fluss in Europa ist … ?
a) die Elbe
b) die Spree
c) der Rhein
d) die Wolga
10. In welchem Werk von Johann Wolfgang von Goethe geht es um einen deutschen Arzt und Alchemisten sowie um den Pakt mit dem Teufel?
a) Götter, Helden und Wieland
b) Faust
c) Die Leiden des jungen Werthers
d) Götz von Berlichingen
Einstellungstest Sachbearbeiter Lösungen:
1.) b
2.) a, c
3.) d
4) BVGFAIZBNHDTAMLUTCBAAVBZEÖPLAWEABHITEVKPOABJURNHTREDANJI; Lösung 8
5.) c (7km = 35 Min., 1km = 5 Min., 11km = 55 Min.)
6.) b
7.) b
8.) b
9.) d
10.) b
Das Einstellungstest-Übungsmodul bietet eine umfassende Vorbereitung auf Einstellungstests für verschiedene Berufe. Es beinhaltet Übungen zu
Deutsch im Einstellungstest
Allgemeinbildungstest
