Einstellungstest Sekretärin

Als Sekretärin haben Sie das Büro im Griff.

Als Sekretärin übernehmen Sie in erster Linie Büroarbeiten und Assistenzaufgaben wie zum Beispiel die Korrespondenz oder kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten, um auf diese Weise Ihre Vorgesetzten oder eine Abteilung zu entlasten. Doch vor allem in größeren Unternehmen ist gut möglich, dass Sie zunächst einen Einstellungstest bestehen müssen, bevor Sie als Sekretärin eingestellt werden.

📢 Du willst alle Inhalte freischalten?
👉 Dann klick jetzt auf den Button:

 

• Einstellungstest Komplettkurs für alle Berufe
• Aktuelle Fragen aus diesem Jahr
• Alle Testfelder vorhanden
• Schritt-für-Schritt-Erklärungen aller Lösungen
• Online sofort durchführbar
• über 4500 aktuelle Fragen und Antworten

Zugang freischalten

 

Jetzt alles freischalten

Bei der Sekretärin handelt es sich um keinen Ausbildungsberuf, sondern um eine berufliche Einsatzmöglichkeit. Die Basis dafür schafft meist eine Ausbildung in einem kaufmännischen Beruf. Sie bringen also im Normalfall schon Vorwissen und Berufserfahrung mit. Anders als bei der Bewerbung um eine Lehrstelle wird deshalb seltener ein klassischer Einstellungstest angewendet, wenn Sie sich um eine Stelle als Sekretärin bewerben. Einen Eignungstest kann es aber trotzdem geben.

Ein kurzer Hinweis noch: Natürlich ist die Tätigkeit als Sekretärin nicht nur Frauen vorbehalten, sondern steht allen Geschlechtern offen. Wenn wir in diesem Beitrag von der Sekretärin sprechen und den Sekretär nicht gesondert erwähnen, liegt das einzig daran, dass wir den Text einfach und lesefreundlich halten wollen.

Was genau macht eine Sekretärin?

Als Sekretärin nehmen Sie Ihren Vorgesetzten oder der Abteilung eines Unternehmens administrative Aufgaben ab. Dazu gehört, dass Sie sich um die Korrespondenz kümmern, Anrufe entgegennehmen, Termine planen und Meetings koordinieren. Sie organisieren Dienstreisen oder empfangen und bewirten Besucher. Oft Sie sind für Kunden, Geschäftspartner, aber auch Mitarbeiter die erste Ansprechpartnerin.

Daneben sorgen Sie für reibungslose Abläufe im Büro. Sie verwalten das Büromaterial, besorgen Informationen, erstellen und verbuchen Rechnungen, bereiten Unterlagen auf und fertigen Präsentationen an. Je nach Tätigkeitsbereich können Sie auch für die Verwaltung des Abteilungsbudgets, das Personalwesen oder Marketingmaßnahmen zuständig sein.

Ihr Arbeitsplatz als Sekretärin ist das Büro, Ihre Aufgaben erledigen Sie überwiegend am Computer. Dabei arbeiten Sie weitestgehend eigenständig, sprechen sich aber mitunter auch mit Kollegen aus anderen Abteilungen ab. Die verschiedenen Kontakte und die wechselnden Aufgaben machen es notwendig, dass Sie kommunikativ, kundenorientiert und flexibel sind.

Der Zugang zur Tätigkeit

Die meisten Arbeitgeber erwarten, dass Sie einen kaufmännischen Beruf erlernt haben. Denn Sekretärin ist kein Ausbildungsberuf, sondern eine Funktion im Unternehmen. Diese Position können Sie übernehmen, wenn Sie zum Beispiel in einem der folgenden Berufe ausgebildet sind:

Weitere Informationen über die Zugangsmöglichkeiten und die Perspektiven auf dem Arbeitsmarkt als Sekretärin finden Sie unter anderem auf der Webseite der Arbeitsagentur.

Wie läuft ein Einstellungstest als Sekretärin ab?

Ein Unternehmen kann bei der Personalauswahl auf verschiedene Instrumente zurückgreifen. Deshalb belassen es manche Arbeitgeber bei einem Vorstellungsgespräch, während Sie andere Unternehmen zu einem Praktikum oder zumindest einem Probearbeiten einladen. Wieder andere Arbeitgeber führen ein umfangreicheres Auswahlverfahren durch, das schriftliche und mündliche Abschnitte enthält.

Sprachliche Fertigkeiten und Computerkenntnisse

Einen Schwerpunkt im Einstellungstest für eine Sekretärin bildet die deutsche Sprache. Denn die mündliche und die schriftliche Kommunikation macht einen Großteil der Berufstätigkeit aus. Der Einstellungstest überprüft Ihre Kenntnisse in Rechtschreibung, Grammatik, Wortschatz, Textverständnis und Ausdrucksvermögen.

Dazu kann es Einzelfragen geben, bei denen Sie zum Beispiel die richtige Schreibweise bestimmen, die Zeichensetzung überprüfen oder Sätze vervollständigen sollen. Manche Aufgaben sehen vor, dass Sie Wortgruppen bilden, Begriffe zuordnen oder Fremdwörter übersetzen. Möglich ist außerdem, dass Sie ein Diktat schreiben, einen Aufsatz verfassen oder einen Text bearbeiten.

Weil Sie als Sekretärin viel am und mit dem Computer arbeiten, sollten Sie die gängigen Office-Anwendungen sicher beherrschen. Zum Testverfahren kann eine Arbeitsprobe gehören. Dann werden Ihnen zum Beispiel Aufgaben zur Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation am PC gestellt. Denkbar ist auch, dass Sie eine Präsentation zu einem bestimmten Thema erstellen sollen.

 

• Einstellungstest Komplettkurs für alle Berufe
• Aktuelle Fragen aus diesem Jahr
• Alle Testfelder vorhanden
• Schritt-für-Schritt-Erklärungen aller Lösungen
• Online sofort durchführbar
• über 4500 aktuelle Fragen und Antworten

Zugang freischalten

 

Daneben kann ein Schreibtest zum Auswahlverfahren gehören. Denn als Sekretärin müssen Sie zügig und fehlerfrei tippen können. Als Richtlinie erwarten die meisten Arbeitgeber, dass Sie mindestens 180 Anschläge pro Minute bei einer Fehlerquote von maximal fünf Prozent schaffen.

Allgemeinwissen und Konzentration

Wissensfragen sagen etwas über Ihren Bildungsstand, Ihre Interessen und Ihre Lernbereitschaft aus. Dabei können die Fragen die verschiedensten Themenbereiche abdecken, angefangen bei Wirtschaft und Politik über Erdkunde, Geschichte, Technik oder die Naturwissenschaften bis hin zu Gesellschaft, Kunst und Kultur.

Im Berufsalltag fallen regelmäßig auch vermeintlich einfache Routinetätigkeiten an. Diese müssen Sie genauso gewissenhaft erledigen wie anspruchsvolle Arbeiten. Um Ihre Konzentrationsfähigkeit und Belastbarkeit zu testen, werden gerne Tabellen oder Listen eingesetzt. Diese sollen Sie abgleichen und auf Fehler überprüfen oder bestimmte Elemente kennzeichnen.

Persönliche Kompetenzen

Kommunikationsstärke, eine höfliche und zuvorkommende Art und eine ausgeprägte Serviceorientierung sind wichtige Anforderungen. Außerdem sollten Sie auch bei großem Arbeitsanfall den Überblick bewahren, schnelle Entscheidungen treffen und Aufgaben delegieren können.

Ein beliebter Test in diesem Zusammenhang ist die sogenannte Postkorbübung. Dazu erhalten Sie eine Vielzahl an Briefen, Nachrichten, Notizen und Aufgaben, die Sie innerhalb kurzer Zeit danach sortieren sollen, was sofort erledigt werden muss, was noch etwas warten kann und was Sie weitergeben können. Im Anschluss daran führen Sie ein Gespräch mit den Prüfern, in dem Sie erklären und begründen, warum Sie so entschieden haben, wie Sie entschieden haben.

Auch Persönlichkeitstests können zum Auswahlverfahren gehören. In schriftlicher Form werden Ihnen dazu verschiedene Situationen geschildert oder Aussagen genannt. Sie sollen dann angeben, wie Sie sich verhalten würden, oder anhand einer Skala einordnen, inwiefern Sie der jeweiligen Behauptung zustimmen. In mündlicher Form sind Rollenspiele, Gruppenaufgaben oder Diskussionsrunden gängige Übungen.

Beispielfragen aus dem Einstellungstest als Sekretärin

1. Welche Schreibvariante stimmt?

2. Bitte markieren Sie alle zulässigen Worttrennungen an einem Zeilenende.

a) ge-währ-leis-ten
b) Inst-ru-ment
c) Sign-al
d) Re-mi-ni-szens
e) an-sons-ten

3. Wie heißt es richtig?

a) Exposee
b) Eksposee
c) Exposé
d) Expossee

4. Frau Müller wäre die älteste Mitarbeiterin, wenn Frau Maier nicht wäre. Frau Klein und Frau Bauer sind gleich alt. Während Frau Schmidt nicht älter ist als Frau Groß, ist Frau Klein zwei Monate älter als Frau Schmidt. Welche Mitarbeiterin ist die jüngste?

a) Frau Müller
b) Frau Maier
c) Frau Klein
d) Frau Bauer
e) Frau Schmidt
f) Frau Groß

5. Welches Sprichwort hat eine ähnliche Bedeutung wie “Wie man den Acker bestellt, so trägt er”?

a) Wer zuletzt lacht, lacht am besten.
b) Ein Unglück kommt selten allein.
c) Ohne Fleiß, kein Preis.
d) Geteiltes Leid ist halbes Leid.

6. Bei einer Bundestagswahl hat jeder Wahlberechtigte eine Erst- und eine Zweitstimme. Wofür gilt die Zweitstimme?

a) für die Wahl der bevorzugten Koalitionspartei
b) für die Wahl des Bundeskanzlers
c) für die Wahl des Bundespräsidenten
d) für die Wahl der Landesliste einer Partei

7. Über dem Portal des Reichstagsgebäudes in Berlin befindet sich eine Inschrift. Was ist dort zu lesen?

a) Arbeit macht frei
b) Dem Deutschen Volke
c) das Gründungsdatum der Bundesrepublik Deutschland
d) Einigkeit und Recht und Freiheit

8. Im Mai 1945 … ?

a) endete der Erste Weltkrieg in Europa
b) endete der Zweite Weltkrieg in Europa
c) endete der Vietnamkrieg
d) begann der Bau der Berliner Mauer

9. Wie heißt die Landeshauptstadt von Sachsen-Anhalt?

a) Halle (an der Saale)
b) Magdeburg
c) Stendal
d) Dresden

10. Bei „Die Buddenbrooks” handelt es sich um eine Geschichte, die die Familiengeschichte einer Kaufmannsfamilie aus Lübeck erzählt. Wer war der Autor?

a) Bertold Brecht
b) Thomas Mann
c) Günter Grass
d) Georg Büchner

Einstellungstest für Sekretärin Lösungen:

1.) b
2.) a, b, e
3.) a, c
4.) e
5.) c
6.) d
7.) b
8.) b
9.) b
10.) b