Was früher die Bürokauffrau war, ist inzwischen die Kauffrau für Büromanagement.
Als Bürokauffrau übernehmen Sie zum Beispiel in der Buchführung, der Personalverwaltung oder der Rechnungsbearbeitung kaufmännische Aufgaben. Außerdem organisieren Sie die Büroarbeit. Dabei kümmern Sie sich um den Schriftverkehr, koordinieren Termine oder bereiten Besprechungen vor. Doch in vielen Unternehmen ist ein Einstellungstest der erste Schritt auf Ihrem Weg zu einer Karriere als Bürokauffrau.
Einstellungstest Bürokauffrau
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Die Bürokauffrau gibt es als Ausbildungsberuf so gar nicht mehr. Denn mit Beginn des Ausbildungsjahres 2014 wurde die Ausbildung in den Büroberufen neu geordnet. In diesem Zuge wurden die drei früheren Berufe Bürokauffrau, Fachangestellte für Bürokommunikation und Kauffrau für Bürokommunikation durch den neuen, dreijährigen Ausbildungsberuf Kauffrau für Büromanagement abgelöst.
Wenn Sie jetzt Ihre Ausbildung antreten, werden Sie also Kauffrau für Büromanagement. Wir verwenden in unserem Beitrag aber trotzdem die Bezeichnung Bürokauffrau, weil diese Bezeichnung nicht ganz so sperrig ist.
Die Tätigkeit als Bürokauffrau
Als Bürokauffrau sind Sie in Ihrem Betrieb für organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten zuständig. Die Palette reicht dabei von allgemeinen Verwaltungsaufgaben und dem Schriftverkehr über die Buchhaltung oder die Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zum Rechnungswesen. Außerdem kümmern Sie sich um Versicherungs- und Steuerfragen und haben die verschiedenen Kennzahlen im Blick.
Sie schreiben Rechnungen, überwachen Zahlungen und bearbeiten das Mahnwesen. Sind Sie in der Lagerwirtschaft tätig, kontrollieren Sie Lieferungen, prüfen die Lagerbestände und die Lagerkosten und erstellen Statistiken. Auch Aufgaben im Einkauf und Vertrieb können in Ihren Zuständigkeitsbereich fallen.
Daneben entwerfen Sie Präsentationen, bereiten Besprechungen vor, organisieren Dienstreisen und betreuen Kunden. Im Bereich Marketing und PR wirken Sie zum Teil auch an der Gestaltung der Unternehmenswebseite und den Accounts in den sozialen Medien mit.
Die Ausbildung
Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement dauert regulär drei Jahre und findet im dualen System statt. Dabei basiert sie auf einer gemeinsamen Grundlage für den Handel und die Industrie, das Handwerk, den Dienstleistungssektor und den öffentlichen Dienst. Für Sie bedeutet das, dass Sie mit dem Berufsabschluss in der Tasche in so gut wie allen Branchen und Wirtschaftsbereichen tätig werden können.
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Der Einstellungstest als künftige Bürokauffrau
Zu welchen Methoden der Personalauswahl ein Unternehmen greift, ist verschieden. Je größer ein Unternehmen ist, desto wahrscheinlicher ist aber ein Auswahlverfahren, das einen schriftlichen Einstellungstest einschließt. Im öffentlichen Dienst sind Eignungstests ohnehin Standard.
Die Inhalte der Einstellungstests sind immer auf den Arbeitgeber und die Tätigkeit zugeschnitten. Denn in einem Handwerksbetrieb sind nun einmal etwas andere Kompetenzen gefragt als in einem internationalen Handelskonzern oder in der öffentlichen Verwaltung. Trotzdem ähneln sich die Tests sehr. Denn das Ziel ist immer, Ihre fachliche Eignung für den Beruf festzustellen.
Allerdings geht es dabei nicht um berufsspezifisches Fachwissen, sondern um allgemeine Grundlagen. Der Einstellungstest soll also ermitteln, ob Sie die grundsätzlichen Kenntnisse, Fertigkeiten und Interessen mitbringen, die Sie als Bürokauffrau brauchen. Aus diesem Grund bilden vor allem folgende Bereiche die inhaltlichen Schwerpunkte:
Deutsch
Für Ihre tägliche Arbeit im Büro brauchen Sie gute Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse. Aus diesem Grund enthält der Einstellungstest verschiedene Fragen rund um die deutsche Sprache. Darin sollen Sie zum Beispiel die korrekte Schreibweise bestimmen, Sätze vervollständigen oder die Zeichensetzung prüfen.
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Manche Aufgaben sehen vor, dass Sie Oberbegriffe finden oder Wortpaare bilden, in anderen Aufgaben sollen Sie Wortgruppen sortieren oder Sprichwörter erklären. Neben Einzelaufgaben kann der Einstellungstest auch beinhalten, dass Sie ein Diktat schreiben, einen Lückentext auffüllen oder einen vorgegebenen Text bearbeiten.
Ist das Unternehmen, bei dem Sie sich beworben haben, international tätig, werden oft Englischkenntnisse erwartet. In diesem Fall kann der Einstellungstest auch Ihre Englischkenntnisse überprüfen. Die Fragen befassen sich dann mit Vokabular, Grammatik und Rechtschreibung.
3 Beispiele
Welche Schreibweise stimmt?
a) Ortografie
b) Orthografie
c) Orhtografie
d) Ottografie
Lösung: b
Was ist ein Synonym für „penetrant“?
a) ehrlich
b) fußläufig
c) hartnäckig
d) hübsch
Lösung: c
Decke verhält sich zu Zimmer wie Dach zu … ?
a) Haus
b) Ziegeln
c) Räume
d) Fußboden
Lösung: a
Erklärung: Eine Decke begrenzt ein Zimmer nach oben hin. Damit das gleiche Verhältnis zwischen den Wortpaaren entsteht, muss etwas eingesetzt werden, bei dem das Dach den oberen Abschluss bildet. Daher kommt nur das Haus infrage.
Mathematik
Weil zur Tätigkeit als Bürokauffrau auch kaufmännische Aufgaben gehören und Sie viel mit Kosten, Kennzahlen und anderen Werten zu tun haben, sollten Sie ein gutes Zahlenverständnis mitbringen. Die Aufgaben im Einstellungstest fragen in erster Linie Schulwissen ab. Die Grundrechenarten, Textaufgaben, der Dreisatz oder das Rechnen mit Währungen, Zinsen und Prozenten gehören zu den üblichen Themen.
Allgemeinwissen
Wissensfragen ermöglichen, Ihren Bildungsstand einzuordnen. Gleichzeitig liefern sie Hinweise darauf, ob Sie vielseitig interessiert sind, das Geschehen um Sie herum verfolgen und stetig dazulernen möchten. Für den Arbeitgeber ist das interessant, weil er davon ausgeht, dass Sie diese Lernbereitschaft auch im Beruf an den Tag legen werden.
Bezogen auf den Beruf als Bürokauffrau sollten Sie im Einstellungstest mit ein paar Wissensfragen zu Wirtschaft, Recht und Politik rechnen. Zusätzlich dazu können die Fragen die verschiedensten Themen streifen. Gesellschaft, Kultur oder Erdkunde sind genauso möglich wie Geschichte, Interkulturelles oder Technik.
Auch EDV und IT kann ein Thema sein. Denn einen Großteil Ihrer Arbeit erledigen Sie am Computer. Grundwissen dazu sollten Sie deshalb mitbringen.
Logik
Aufgaben zum logischen Denken prüfen, ob Sie Inhalte erfassen, Muster erkennen und Zusammenhänge herstellen können. Außerdem testet dieser Aufgabenbereich Ihre Fähigkeit, auch unter Zeitdruck systematisch und konzentriert vorzugehen. Das ist wichtig, weil Sie im Beruf ebenso den Überblick bewahren und sich selbst bei simplen Routinetätigkeiten keine Flüchtigkeitsfehler erlauben dürfen.
Typische Aufgaben im Einstellungstest sehen vor, dass Sie Zahlenreihen fortsetzen, Symbole zuordnen oder Figuren vergleichen. Manchmal sollen Sie Grafikanalogien bilden oder Matrizen auffüllen, in anderen Aufgaben logische Schlussfolgerungen ziehen. Daneben kommen oft Übungen vor, in denen Sie Tabellen abgleichen, Listen bearbeiten oder Daten sortieren sollen. Merkaufgaben und Flussdiagramme sind ebenfalls gängige Testinhalte.
2 Beispiele
Wie geht die Zahlenreihe weiter?
9 14 11 16 13 18 ?
a) 14
b) 15
c) 16
d) 17
Lösung: b
Erklärung: Diese Zahlenreihe ist nach dem Schema +5, -3 aufgebaut. Sie addieren also im Wechsel 5 und ziehen bei der nächsten Zahl 3 ab. Folglich lautet die Lösung 18 – 3 = 15.
Peter ist größer als Daniel. Beide sind aber größer als Markus. Dafür ist Markus größer als Tim. Wer von den vier Jungs ist der Kleinste?
a) Peter
b) Daniel
c) Markus
d) Tim
Lösung: d
Üben Sie für den Einstellungstest!
Fast alle Fragen im Eignungstest sind Auswahlfragen. Sie müssen selbst also keine Antworten formulieren, sondern wählen aus den vorgegebenen Lösungsvorschlägen aus. Zur Not können Sie deshalb hin und wieder raten. Zumal Sie nicht alle Aufgaben richtig lösen müssen, um zu bestehen. Tatsächlich sind die Tests oft so aufgebaut, dass sie in der begrenzten Zeit gar nicht ganz zu machen sind.
Trotzdem muss Ihr Ziel sein, möglichst gut abzuschneiden. Denn wenn Ihre Leistungen nicht ausreichen, ist das Auswahlverfahren für Sie beendet. Die effektivste Möglichkeit zum Üben sind Beispielaufgaben und Mustertests. Sie vermitteln Ihnen einen guten Eindruck davon, wie die verschiedenen Aufgabenarten aussehen. So lernen Sie, worauf es ankommt und wie Sie beim Lösen am besten vorgehen. Nebenbei frischen Sie Ihr Wissen auf und trainieren die Prüfungssituation.
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Deutsch im Einstellungstest
Allgemeinbildungstest
